Mit Outlook 2010 hat Microsoft die QuickSteps eingeführt. Eigentlich handelt es sich hierbei um "Regeln" die per Knopfdruck ausgeführt werden. Doch gerade darin liegt die Zeitersparnis.

In den QuickSteps ist als Beispiel ein Befehl "Team-E-Mail". Ein Klick darauf öffnet sofort eine neue E-Mail, in der die Empfängeradressen bereits vorgegeben sind.

Bevor das klappt müsst ihr diesen QuickStep natürlich erst einmal mit den E-Mail-Adressen eurer Team-Mitglieder füttern, doch dann ist die nächste E-Mail ans Team nur einen Schritt entfernt. Ähnliches könnte man sich auch für "Weiterleiten an Team" erstellen.

Über "QuickSteps verwalten" könnt Ihr neue QuickSteps erstellen oder vorhandene löschen und bearbeiten. Weiterhin lassen sich die QuickSteps hier in der Positionen nach unten oder oben verschieben. Das ist ganz nett, da nur die ersten drei QuickSteps, bei großen Monitoren auch die ersten sechs, sofort sichtbar sind. Positioniert also die wichtigsten QuickSteps ganz oben.

Ich betrachte mir einemal den QuickStep "Erledigt".

Zunächst könnt Ihr die benennen wie Ihr wollt. Dann geht es los mit einer Aktion. Hier wird die E-Mail zunächst als "Erledigt" markiert und mit der nächsten Aktion in den Ordner "Gelesen" (der muss vorher natürlich auch angelegt sein) verschoben.

Letztlich lässt sich eine Tastenkombination dafür definieren und ein Informationstext für diesen QuickStep aufnehmen.

Legt gleich mal los und schaut welche Möglichkeiten euch die QuickSteps noch bieten. Über eine Idee für einen QuickStep würde ich mich freuen. Nutzt dazu einfach die Kommentare.

ENDE DES WORKSHOPS

Ein Vorteil, den die E-Mail-Clients (Outlook, Thunderbird, PegausMail, usw.) gegenüber den Webmailern derzeit noch haben ist das direkte versenden von Dateien aus der Anwendung heraus.

So könnt Ihr z. B. aus Microsoft Office Word 2010 über Datei > Speichern und Senden das Dokument direkt über die Schaltfläche "Als Anlage senden" in eine neue E-Mail packen.

Direkt darunter steht der Befehl "Als PDF senden".

Word wandelt das aktuelle Dokuement dann temporär in eine PDF-Datei um, öffnet über Outlook eine neue E-Mail und hängt an die neue E-Mail gleich die PDF-Datei dran.

Auch in Excel und den übrigen Office 2010 Applikationen findet Ihr diese Möglichkeiten.

Wenn Ihr Bilder mit Outlook versenden wollt, könnt Ihr einen neue E-Mail öffnen und über die Datei-Anhänge dann ein Bild nach dem anderen Anfügen. Beim Anfügen selbst wird das Bild in der Orginalgröße an die E-Mail angehangen.

Wenn Ihr den Weg über den Windows Explorer wählt ...

... könnt Ihr die Bilder (z. B. bei gedrückter Strg-Taste) markieren und dann über den Befehl "E-Mail" aus der Befehlsleiste bestimmen, auf welche Größe die Bilder reduziert werden sollen. Damit kommen die Bilder dann in komprimierter Form beim Empfänger an. In der Abbildung oben erkennt man, dass die Bilder von einer Gesamtgröße von 3,94 MB auf 1,34 MB beim Versand reduziert würden.

Wer häufig Nachrichten an eine große Gruppe von Personen senden, wird schnell auf die Kontaktgruppen (früher Verteilerlisten) suchen. Wechselt Ihr unter Outlook 2010 in die Kontakte, so könnt Ihr im Register Start den Befehl "Neue Kontaktgruppe" wählen.

Bei der Benennung der Kontaktgruppen könnt ihr z. B. Zahlen voranstellen. Dadurch werden die Kontaktgruppen in der Liste der Kontakte später gleich nach oben sortiert und zusammengehalten. Welche Namenskonventionen ihr dort nutzt (wenn überhaupt), bleibt allerdings euch überlassen.

Bei der Anzahl der Kontakte in einem Verteiler ist unter Outlook 2010 (und Exchange 2010 dahinter) keine Grenzen mehr gesetzt. Achtet nur darauf, dass bei der Koexistenz von Outlook 2010 und früheren Versionen von Outlook die Größe des Verteilers auf 8 Kilobyte begrenzt ist. 8 KiloByte entsprechen ungefähr 120-130 E-Mail-Adressen.

Bedenkt bitte, dass manche Provider nicht mehr als 50 Empfänger akzeptieren, da hier der Verdacht auf SPAM-Mails hochkommt. Es wird ab und zu berichtet, dass nicht alle E-Mails bei großen Verteilern ankommen. Hier könnte der Provider selbst oder auch der Spamfilter des Empfängers alarm schlagen.