Drucker Standardeinstellungen anpassen - Effektiver arbeiten

Datei - Drucken - OK und los geht's. Doch wo kommt der Druck raus? Im Büroumfeld ist es durchaus üblich, dass Arbeitsplätze über mehrere Drucker verfügen. Der kleine Arbeitsplatzdrucker direkt auf dem Schreibtisch, der große Arbeitsgruppendrucker vorn im Flur und dann gibt es ggf. noch den Farblaserdrucker und den digitalen Kopierer mit allen möglichen Funktionen.

Unter Windows 7 kommen Sie über Start (bzw. die Windows-Schaltfläche unten rechts) - Geräte und Drucker in den Dialog "Geräte und Drucker" (Unter XP war das noch über Start - Drucker und Faxgeräte).

Druckeinstellungen

In diesem Dialog sehen Sie alle derzeit auf Ihrem Arbeitsplatz eingerichteten Drucker. Der Standarddrucker ist mit einem grünen Haken versehen (unter Windows XP war der noch schwarz).

D. h., wenn Sie einfach aus Outlook heraus eine E-Mail drucken, kommt die auf diesem Standarddrucker heraus.

Wie kann man nun durch Anpassen der "Standardeinstellungen" effektiver arbeiten?

Beginnen wir mit dem Duplexdruck. Duplexdruck bedeutet, dass Ihr Drucker die Seiten immer beidseitig bedruckt. Natürlich muss der Drucker diese Funktion unterstützen, doch das machen die meisten Drucker heute.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ihrer Drucker (wie in der obigen Abbildung zu sehen - roter Pfeil) und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt "Druckeinstellungen". Der folgende Dialog sieht - je nach Drucker und installiertem Druckertreiber - anders aus. Canon präsentiert die Einstellungen für seinen IP4500 wie folgt:

Duplexdruck aktivieren

Im Register "Seite einrichten" können Sie bestimmen, das Ihre Ausdrucke immer im Duplexdruck ausgedruckt werden. Aktivieren Sie den Haken (siehe roter Pfeil) und bestätigen Sie die Einstellung mit OK.

Nur bei diesem Drucker sieht der Dialog so aus. Suchen Sie bei Ihrem Drucker nach den entsprechenden Einstellungen!

Wenn Sie das nächste Mal eine lange E-Mail ausdrucken, wird Ihr Drucker automatisch beide Seiten des Papiers bedrucken.

Zuweisen eines Standard-Fachs bzw. einer Standard-Kassette für den Ausdruck

Eine weitere Möglichkeit sich das Leben am Arbeitsplatz einfacher zu gestalten ist die Wahl einer Standard-Kassette, aus dem der Drucker das Papier ziehen soll, wenn er über mehr als eine Kassette verfügt.

drucken-papierquelle-automatisch

Oben sind die Einstellungen der "Papierquelle" von einem Windows Standard-Treiber zu sehen. Normalerweise steht hier die Papierquelle auf "Automatisch auswählen". Sollte Ihr Drucker über eine manuelle Zufuhr und zwei Kassetten verfügen, würde ein großes Dokument wie folgt ausgedruckt:

  1. Liegt in der manuellen Zufuhr Papier, so bedrucke dies. Wenn das Papier hier aufgebraucht ist, schau in den nächsten Schacht.
  2. Liegt in der 1. Kassette Papier, so drucke hier weiter, bis die Kassette leer ist.
  3. Liegt in der 2. Kassette Papier, so drucke hier weiter, bis die Kassette leer ist. Wenn nun auch die 2. Kassette kein Papier mehr hat, gib die Fehlermeldung "kein Papier mehr" aus.

Diese Einstellung hat einige Nachteile. Ggf. kennen Sie das schon: Sie legen in die manuelle Zufuhr eine Urkunde und laufen zurück zum Drucker. Kaum dort angekommen hören Sie schon, dass der Drucker läuft und auf Ihre Urkunde wird die E-Mail einer Kollegin bzw. eines Kollegen gedruckt. Häufig arrangiert man sich im Büro so, dass derjenige der eine Urkunde einlegt quer durch das Büro ruft "URKUNDE im Drucker" und die Kolleginnen und Kollegen wissen Bescheid, dass sie jetzt nicht zu drucken haben.

Besser wäre es jedoch, wenn alle im Büro als "Papierquelle" die Kassette eingestellt hätten, in der weißes Papier liegt.

drucken-papierquelle-kassette2

Lösung: In diesem Drucker liegt das weiße Papier in Kassette 2. In Kassette 1 befinden sich Kopfbögen. Damit kann jeder im Büro eine Urkunde in die manuelle Zufuhr legen, ohne Gefahr zu laufen, dass die nächste E-Mail aus der manuellen Zufuhr gedruckt wird. Die Einstellung oben gibt an, dass der Drucker - wenn Word & Co. nichts anderes bestimmen - das Papier aus der Kassette 2 ziehen soll. Wenn diese Kassette leer ist, gibt der Drucker die Meldung "kein Papier mehr in Kassette 2" aus und hält an.

Damit gibt es keinen Stress mehr mit den Kolleginnen und Kollegen.

Auch der Duplexdruck lässt sich hier Standardmäßig aktivieren.

Beachten Sie, dass Sie über Start - Geräte und Drucker (unter XP über Start - Drucker und Faxgeräte) und dann über das Kontextmenü "Druckereinstellungen" die Optionen aktivieren, nicht direkt aus Word oder anderen Programmer heraus. Nur dann wird das Ganze hier zur "Standardeinstellung".

drucken-duplex-aktivieren-kyo

Der Duplexdruck (hier "Beidseitiger Druck") ist aktiviert. Ein Klick auf OK und damit ist es geschehen.

Beim KX Treiber von Kyocera lassen sich beide Einstellungen auf der Registerkarte "Grundlagen" aktivieren.

Duplex Druck und Standardschacht aktivieren beim KX Treiber von Kyocera

Als Quelle wähle ich hier "Kassette 1", da in diesem Drucker das weiße Papier in dieser Kassette liegt. Der "Beidseitige Druck" wird ebenfalls aktiviert.

Fazit: Einigen Sie sich mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, in welchem Schacht welches Papier liegt (weißes Papier und Kopfbögen ... ggf. weiteres Papier im manuellen Schacht). Stellen Sie Ihre Druckeinstellungen bei jedem Drucker entsprechend ein.

ENDE DES WORKSHOPS