Word 2010 (aber auch Excel, PowerPoint, Publisher, usw.) kann von Haus aus Dokumente als PDF-Datei speichern. Klicken Sie hierzu auf "Datei > Speichern und Senden" und wählen Sie dort den Punkt "PDF/XPS-Dokument erstellen".
Der Dialog "Als PDF oder XPS veröffentlichen" öffnet sich.
Wählen Sie einen Dateinamen und klicken Sie auf "Veröffentlichen". Das war es auch schon. Damit ist die PDF-Datei erstellt.
Wer mehr möchte, findete im Dialog oben z. B. den Punkt "Optimieren für". Dort kann man "Standard" oder "Minimale Größe" auswählen. Die Einstellung "Minimale Größe" wird Bilder, die sich im Dokument befinden nochmals in der Größe reduzieren (DPI werden auf 96 reduziert).
Hinter der Schaltfläche "Optionen" verbergen sich Einstellungen, wie z. B. "ISP 19005-1-kompatible (PDF/A)".
Diese Option speichert die PDF Datei in einem Format, das für die Langzeitarchivierung gedacht ist. PDF/A sollen wir wohl in 1.000 Jahre noch lesen können. Es darf allerdings bestimmte Bestandteile, die mit PDF Möglich sind, nicht enthalten (so ist z. B. kein Kennwort zulässig) und andere müssen wiederum drin sein.
Neben dieser Option gibt es auch den Punkt "Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln". Hier werden Sie nach dem Klick auf OK aufgefordert ein Kennwort einzugeben.
Wählen Sie ein sicheres Kennwort, so ist der Schutz der Inhalte der PDF-Datei gewährleistet.
Unter Word 2007 konnte man PDF-Dateien über "Office Schaltfläche > Speichern unter > PDF oder XPS" gespeichert werden. Zuvor musstem man damals die Funktion des Speicherns nachladen.
ENDE DES WORKSHOPS