Änderungsverfolung in Word 2003

Die Zusammenarbeit mit anderen wird von Microsoft Word unter anderem durch die Funktion der "Änderungsverfolgung" unterstütz.

Wozu benötigt man so was und wie funktioniert das?

Spielen wir das mal durch: Der Autor Max Muster erstellt folgendes Dokument (franz.doc).

Wie Ihr schnell einen Mustertext erstellt, erfahrt Ihr im Beitrag "Schnell einen Fülltext in Word einfügen".

 

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Das Dokument wird im Netz gespeichert und als nächste von Anna Anker geöffnet.

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Anna fügt einen Absatz zwischen dem ersten und zweiten einen und ersetzt einen Satz im nun dritten Absatz. Anna speichert das Dokument und schließt es wieder.

Im nächsten Schritt öffnet Max Muster das Dokument wieder.

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Max kann nur ungefähr erahnen was Anna geändert hat. Der eingefügte Absatz fällt natürlich sofort auf, doch, dass der nun dritte Absatz geändert wurde fällt nicht gleich auf.

Wie kann uns Word hier helfen?

Spielen wir das ganze noch einmal mit der Funktion der "Änderungsverfolgung" durch. Wir starten wieder beim erstellen des Dokumentes von Max Muster.

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Max klickt nun doppelt auf den Punkt "ÄND" in der Statusleiste.

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Damit aktiviert Max die Änderungsverfolgung. Max speichert das Dokument und schließt es.

Im nächsten Schritt öffnet Anna das Dokument wieder. Mit dem einfügen des Absatzes …

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… und dem löschen des Satzes im dann dritten Absatz werden die Änderungen sofort sichtbar. Die neu eingefügten Sätze werden in grün für Anna sofort sichtbar. Achten Sie auch auf die Symbolleiste "Überarbeiten" die im Beispiel unter der Standard-Symbolleiste eingeblendet wurde. Anna speichert das Dokument und schließt es wieder.

Max öffnet das Dokument.

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Auch bei Max öffnet sich die Symbolleiste "Überarbeiten" und die Änderungen sind sichtbar.

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Über die Schaltfläche  "Weiter" markiert Word die erste Änderung.

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Max kann nun über die Schaltfläche "Annehmen"  diese Änderung annehmen.

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Word entfernt danach die Markierung. Max klickt auf die Schaltfläche "Weiter".

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Nun markiert Word den zweiten Satz, der eingefügt wurde. Hier könnte Max nun die Schaltfläche "Änderungen ablehnen / Kommentar löschen" .

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Der eingefügte Satz wird sofort gelöscht. Max klickt wieder auf "Weiter".

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Auch hier wählt Max wieder die Schaltfläche "Änderungen ablehnen / Kommentar löschen".

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Max klickt ein letzte mal auf "Weiter".

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Hier wurde auch noch ein Leerzeichen eingefügt. Dieses lehnt Max auch ab.

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Damit ist die Überarbeitung abgeschlossen.

Änderungsverfolgung beenden

Möchten Sie die Änderungsverfolgung beenden, so nehmen Sie alle Änderungen an und deaktivieren Sie die Änderungsverfolgung (z. B. über die Schaltfläche "Änderungen verfolgen"  oder über das Menü Extras – Änderungen verfolgen).

Optionen zur Änderungsverfolgung

In den Optionen können Sie die Einstellungen zur Änderungsverfolgung anpassen.

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Jeder Benutzer bekommt eine eigene Farbe zugeordnet (Anna hat das grün zugeordnet bekommen). Wieder andere Benutzer bekommen z. B. rot zugeordnet usw., usw.

Kommen mehrere Benutzer mit Ihren Änderungen daher wird der Name des Benutzers auch in den Kommentar eingefügt. Der Name, der dort steht, ist der, der in den Optionen in den "Benutzerinformationen" von Word steht.

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Wenn Sie nur Änderungen bestimmter Bearbeiter sehen möchten, können Sie das über das Drop-Down "Anzeigen" einstellen.

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Testen Sie die Funktion mit Ihrer Kollegin oder Ihrem Kollegen. Das ganze Funktioniert auch über E-Mail. Auf geht es.

Tastenkombinationen zum Thema Änderungsverfolgung

Die wichtigste Tastenkombination zur Änderungsverfolgung ist die

Strg + Umschalten + E

zum aktivieren und deaktivieren der Änderungsverfolgung.

Siehe auch

Zu diesem Thema sollten Sie sich auch das Speichern von Versionen ansehen. Word bietet die Möglichkeit einzelne Versionen eines Dokumentes abzuspeichern. Klicken Sie hierzu einmal auf "Datei – Versionen…".

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Ende des Workshops "Änderungsverfolgung in Word"