Word Serienbriefe - Übernahme von Datum aus Excel-Arbeitsmappen

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Die Übernahme von Daten aus Excel Arbeitsmappen ist eigentlich ganz einfach. Doch kommt es doch bei einigen Punkten manches mal zu Problemen, die erst mal Kopfschütteln verursachen.

Sie finden in der folgenden Abbildung eine Adressliste mit einem Geburtsdatum in der letzten Spalte. Im Beispiel handelt es sich um eine Excel Mappe im XLS-Format (also im alten 97-2003-Dateiformat).

excel datenquelle im xls format 01

Ich binde diese Arbeitsmappe nun unter Word 2010 an.

word serienbrief 01

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word serienbrief 02

In den Datenquellen habe ich die selbe Adressliste einmal im neuen Format (XLSX) und einmal im alten Dateiformat (XLS). Ich wähle für dieses Beispiel absichtlich das alte Dateiformat (XLS).

ACHTUNG: Sollten Sie als nächsten Dialog den Dialog "Datenquelle bestätigen" erhalten, ist das Perfekt!!! Wählen Sie DDE als Verbindungsoption und das Datum kommt korrekt über diese Verbindung zu Word. Wenn das nicht der Fall ist, keine Panik, da kommen wir zum Schluss des Beitrags auch noch hin.

word serienbrief 03

Der Assistent fragt, aus welcher Tabelle die Daten für den Serienbrief gezogen werden sollen. Ich wähle "Tabelle 1".

word serienbrief 04

Nun füge ich das Feld "GebDatum" ein.

word serienbrief 05

Anschließend lasse ich mir das Ergebnis anzeigen.

word serienbrief 06

Angezeigt wird das Datum im englischen Format (MM/TT/JJJJ), also erst der Monat, dann der Tag, dann das Jahr. Problem: Das englisch Datumsformat wird übernommen, statt dem deutschen Datumsformat (TT.MM.JJJJ).

 

Lösungen für das Problem

Es gibt mehrere Lösungen für das Problem. Im Beitrag "Serienbriefe mit Excel als Datenquelle" wird beschrieben, wie man Daten formatiert. Hier möchte ich jedoch auf die Möglichkeit eingehen, die Daten aus Excel über eine andere "Schnittstelle" zu übernehmen.

DDE statt OLE

Word übernimmt die Daten aus Excel standardmäßig über die Schnittstelle "OLE DB". Diese übernimmt aus Excel einfach den Wert und stellt diesen im Standardformat (in diesem Fall englisch) dar.

Die Entscheidung, über welche Schnittstelle Word Daten aus Excel übernimmt, wird nach der Standardinstallation von Word übernommen. Immer über "OLE DB"! Um selbst entscheiden zu können, über welche Schnittstelle die Daten übernommen werden, müssen Sie unter Word die Option "Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen" aktivieren:

word serienbrief 08

Diese finden Sie unter Word 2010 über Datei > Optionen > Register "Erweitert" > Gruppe "Allgemein" (recht weit unten).

Verbinden Sie nun die Datenquelle erneut.

word serienbrief 01

Ich nutze wieder die XLS-Datei als Datenquelle.

word serienbrief 02

Wenn ich nun Öffnen betätige erscheint ein neuer Dialog.

word serienbrief 09

Hier wird nun die Schnittstelle gewählt, über die die Daten aus Excel übernommen werden. Ich wähle nun "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)" und klicke auf OK. Es dauert dann ein wenig, dann kommt folgender Dialog:

word serienbrief 10

Hier bestätige ich mit OK.

Dann füge ich das Feld "GebDatum" wieder ein uns wechsle in die Ergebnisansicht.

word serienbrief 11

Perfekt. Das Datum ist korrekt übernommen.

 

Nun das Ganze mit XLSX-Dateien als Datenquelle

Im nächsten Schritt wähle ich als Datenquelle die XLSX-Datei.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 01

Unter Word 2010 wird dann wieder der Dialog "Datenquelle bestätigen" gezeigt.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 02

Dort ist "OLE DB Datenbankdatei" zu wählen und mit OK zu bestätigen.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 03

Anschließend die Tabelle auswählen (in meinem Fall die Tabelle "Tabelle1$") und mit OK bestätigen.

word serienbrief 06

Füge ich nun das Datum ein, kommt das Datum wieder im amerikanischen Datumsformat (MM/TT/JJJJ).

Ich gehe wieder einen Schritt zurück und wähle nochmals die Datenquelle (die XLSX-Format). Nach der Auswahl der Datei kommt wieder der Dialog "Datenquelle bestätigen".

AKTIVIEREN Sie nun die Option "Alle anzeigen". Es werden nun alle möglichen dargestellt.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 04

Ganz unten finde ich "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)". Diesen wähle ich aus.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 05

Ich bestätigen den Dialog mit OK. Im nächsten Dialog wähle ich "Gesamtes Tabellenblatt" und wieder OK.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 06

Das Ergebnis: Das Datum wird nun korrekt angezeigt.

word serienbrief 11

Die Lösung also in beiden Fällen: Nutzen Sie "DDE" statt "OLE DB".

Prüfen Sie die Übernahme Ihrer Daten. Testen Sie die Möglichkeit. Ggf. ist das auch bei Ihnen die Lösung für diverse Probleme bei der Anbindung von Excel Arbeitsmappen an Word.

 

ENDE DES WORKSHOPS

 

Wer möchte kann in diesem Zugammenhang mal einen Blick auf die weltweit verwendeten Datumsformate werfen. Diese sind u. a. im Beitrag "Data format by country" auf Wikipedia zu finden.