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Serienbriefe

Word SerienbriefeSerienbriefe sind eine der meist genutzten Funktionen in Office Word. Im Folgenden finden Sie Dokumentationen im PDF Format zum Thema.

 

Datum kommt im englischen Format in Word an

In den 2003er Versionen war es schon so, dass das Datum in der Schreibweise

09/24/2010

ankam, statt in der typischen deutschen Schreibweise. Die Lösung ist ganz einfach: Klickt auf das Seriendruckfeld und betätigt die Tastenkombination [ALT] + [F9]. Gebt im Seriendruckfeld folgendes ein:

{ MERGEFIELD "Datum" \@ "dd.MM.yyyy" }

Ihr müsst hier nur beachten, dass das ein "d" für Day, sprich für den Tag, das kleine "m" für Minuten und das große "M" für den Monat steht. Das "yyyy" steht für die vierstellige Jahreszahl. Betätigt nochmal die Tastenkombination [ALT] + [F9] auf dem Seriendruckfeld und aktualisiert dies mit der Taste [F9], dann müsste das Datum nach dem typischen deutschen Format (24.09.2010) herauskommen.

Die Befehle des Registers "Sendungen" in Microsoft Offcie Word 2007

Das Register Sendungen beinhaltet alle nötigen Befehle für den Seriendruck. Öffnet Word 2007 bzw. 2010 und wechselt in das Register Sendungen.

Word 2007 - Register Sendungen mit viel Platz

Beachtet hier, dass alle Befehle gut lesbar nebeneinander stehen. Gibt man Word nun etwas weniger Platz, indem man das Fenster in der Breite etwas verändert ...

Word 2007 - Register Sendungen mit etwas weniger Platz

... so stellt man fest, dass die Befehle übereinander oder gar in eine zweite Ebene gruppiert werden. Das ist ein Standardvorgehen der Multifunktionsleiste. Microsoft versucht damit jedem Bildschirm irgendwie gerecht zu werden. Egal ob Ihr nun einen riesigen 30 Zoll Monitor oder ein kleines Netbook mit 10 Zoll habt.

Weitere Informationen zum Thema Serienbriefe mit Office Word im Web

Die folgenden Verweise zeigen auf Seiten, die ergänzende Informationen zu Word Serienbriefen beschreiben.

Word Serienbriefe - Übernahme von Datum aus Excel-Arbeitsmappen

Die Übernahme von Daten aus Excel Arbeitsmappen ist eigentlich ganz einfach. Doch kommt es doch bei einigen Punkten manches mal zu Problemen, die erst mal Kopfschütteln verursachen.

Sie finden in der folgenden Abbildung eine Adressliste mit einem Geburtsdatum in der letzten Spalte. Im Beispiel handelt es sich um eine Excel Mappe im XLS-Format (also im alten 97-2003-Dateiformat).

excel datenquelle im xls format 01

Ich binde diese Arbeitsmappe nun unter Word 2010 an.

word serienbrief 01

...

word serienbrief 02

In den Datenquellen habe ich die selbe Adressliste einmal im neuen Format (XLSX) und einmal im alten Dateiformat (XLS). Ich wähle für dieses Beispiel absichtlich das alte Dateiformat (XLS).

ACHTUNG: Sollten Sie als nächsten Dialog den Dialog "Datenquelle bestätigen" erhalten, ist das Perfekt!!! Wählen Sie DDE als Verbindungsoption und das Datum kommt korrekt über diese Verbindung zu Word. Wenn das nicht der Fall ist, keine Panik, da kommen wir zum Schluss des Beitrags auch noch hin.

word serienbrief 03

Der Assistent fragt, aus welcher Tabelle die Daten für den Serienbrief gezogen werden sollen. Ich wähle "Tabelle 1".

word serienbrief 04

Nun füge ich das Feld "GebDatum" ein.

word serienbrief 05

Anschließend lasse ich mir das Ergebnis anzeigen.

word serienbrief 06

Angezeigt wird das Datum im englischen Format (MM/TT/JJJJ), also erst der Monat, dann der Tag, dann das Jahr. Problem: Das englisch Datumsformat wird übernommen, statt dem deutschen Datumsformat (TT.MM.JJJJ).

 

Lösungen für das Problem

Es gibt mehrere Lösungen für das Problem. Im Beitrag "Serienbriefe mit Excel als Datenquelle" wird beschrieben, wie man Daten formatiert. Hier möchte ich jedoch auf die Möglichkeit eingehen, die Daten aus Excel über eine andere "Schnittstelle" zu übernehmen.

DDE statt OLE

Word übernimmt die Daten aus Excel standardmäßig über die Schnittstelle "OLE DB". Diese übernimmt aus Excel einfach den Wert und stellt diesen im Standardformat (in diesem Fall englisch) dar.

Die Entscheidung, über welche Schnittstelle Word Daten aus Excel übernimmt, wird nach der Standardinstallation von Word übernommen. Immer über "OLE DB"! Um selbst entscheiden zu können, über welche Schnittstelle die Daten übernommen werden, müssen Sie unter Word die Option "Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen" aktivieren:

word serienbrief 08

Diese finden Sie unter Word 2010 über Datei > Optionen > Register "Erweitert" > Gruppe "Allgemein" (recht weit unten).

Verbinden Sie nun die Datenquelle erneut.

word serienbrief 01

Ich nutze wieder die XLS-Datei als Datenquelle.

word serienbrief 02

Wenn ich nun Öffnen betätige erscheint ein neuer Dialog.

word serienbrief 09

Hier wird nun die Schnittstelle gewählt, über die die Daten aus Excel übernommen werden. Ich wähle nun "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)" und klicke auf OK. Es dauert dann ein wenig, dann kommt folgender Dialog:

word serienbrief 10

Hier bestätige ich mit OK.

Dann füge ich das Feld "GebDatum" wieder ein uns wechsle in die Ergebnisansicht.

word serienbrief 11

Perfekt. Das Datum ist korrekt übernommen.

 

Nun das Ganze mit XLSX-Dateien als Datenquelle

Im nächsten Schritt wähle ich als Datenquelle die XLSX-Datei.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 01

Unter Word 2010 wird dann wieder der Dialog "Datenquelle bestätigen" gezeigt.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 02

Dort ist "OLE DB Datenbankdatei" zu wählen und mit OK zu bestätigen.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 03

Anschließend die Tabelle auswählen (in meinem Fall die Tabelle "Tabelle1$") und mit OK bestätigen.

word serienbrief 06

Füge ich nun das Datum ein, kommt das Datum wieder im amerikanischen Datumsformat (MM/TT/JJJJ).

Ich gehe wieder einen Schritt zurück und wähle nochmals die Datenquelle (die XLSX-Format). Nach der Auswahl der Datei kommt wieder der Dialog "Datenquelle bestätigen".

AKTIVIEREN Sie nun die Option "Alle anzeigen". Es werden nun alle möglichen dargestellt.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 04

Ganz unten finde ich "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)". Diesen wähle ich aus.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 05

Ich bestätigen den Dialog mit OK. Im nächsten Dialog wähle ich "Gesamtes Tabellenblatt" und wieder OK.

excel arbeitsmappe im xlsx format als datenquelle 06

Das Ergebnis: Das Datum wird nun korrekt angezeigt.

word serienbrief 11

Die Lösung also in beiden Fällen: Nutzen Sie "DDE" statt "OLE DB".

Prüfen Sie die Übernahme Ihrer Daten. Testen Sie die Möglichkeit. Ggf. ist das auch bei Ihnen die Lösung für diverse Probleme bei der Anbindung von Excel Arbeitsmappen an Word.

 

ENDE DES WORKSHOPS

 

Wer möchte kann in diesem Zugammenhang mal einen Blick auf die weltweit verwendeten Datumsformate werfen. Diese sind u. a. im Beitrag "Data format by country" auf Wikipedia zu finden.

Serienbriefe mit Excel als Datenquelle

Excel übergibt manche Werte (gerade Währungen) nicht mit dem Format. Daher ist es nötig, diese Zellen unter Word zu formatieren. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Felder formatieren.

Betrachten Sie zunächst die folgende Excel Tabelle. Der Betrag 120 ist der Wert der Zelle (wie er auch in dem Bearbeitungsleiste steht). Das Format "Buchhaltung" formatiert in Excel die zwei Nachkommastellen und das Euro-Symbol hinter der Zahl.

word serienbriefe excel liste 01

...

word serienbriefe excel liste 02

Es gibt also das Format und den Wert in dieser Zelle.

Im Serienbrief wird das Seriendruckfeld "Betrag" nur mit dem Wert übernommen. Damit steht in diesem Fall nur die "120".

word serienbrief excel als datenquelle 01

Um auch in Word ein Format auf das Seriendruckfeld zu setzen, können Sie wie folgt vorgehen: Betätigen Sie die Tastenkombination

[ALT] + [F9]

word serienbrief excel als datenquelle 02

Damit zeigt Word nun alle Felder mit Ihren Feldfunktionen. Die Feldfunktion "MERGEFIELD" wird ein Seriendruckfeld mit dem entsprechenden Namen an dieser Stelle ausgeben.

Alternativ können Sie einen Rechtsklick auf das Feld machen und aus dem Kontextmenü den Menüpunkt "Feldfunktion ein/aus" wählen.

word serienbrief excel als datenquelle 03

Damit erscheint nur an dieser Stelle die Feldfunktion.

word serienbrief excel als datenquelle 04

Egal wie Sie hierher gekommen sind, in diesem Zustand können Sie die Formatierung in das grau hinterlegte Feld schreiben.

word serienbrief excel als datenquelle 05

Eine Möglichkeit wäre, ein Währungsformat auf das Seriendruckfeld anzuwenden:

{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00 €" }

Damit wird der Wert auf zwei Nachkommastellen gerundet (sollten keine Nachkommastellen vorhanden sein, werden wenigstens zwei Nullen dargestellt).

word serienbrief excel als datenquelle 07

Ist dies geschehen können Sie wieder zum Ergebnis der Feldfunktion schalten.

Betätigen Sie die Taste [F9], um das Feld zu aktualisieren und ggf. die Tastenkombination [ALT] + [F9], falls Sie noch in der Ansicht mit den Feldfunktionen sind.

 

 

ENDE DES WORKSHOPS

 

Weitere Informationen zum Thema Formatierung von Feldern im Internet

 

Word 2010 - Optionen für den Serienbrief

Wer mit Word 2010 und höher Serienbriefe aus der alten Welt übernimmt, wird feststellen, z. B. bei Verküpfungen mit Abfragen aus Access keine Daten ankommen.

Aktivieren Sie unbedingt die Option "Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen".

word 2010 serienbriefe dateikonvertierung beim oeffnen bestaetigen

Damit wird beim Verknüpfen ein Dialog angezeigt, der u. a. die Möglichkeit bietet die Verknüpfung per DDE zu machen. Das ist in den meisten Fällen die richtige Wahl.

ENDE DES WORKSHOPS

Ordnerrücken mit Microsoft Word beschriften

Wer die Rückenschilder der Ordner neu beschriften will, holt sich einen Karton mit entsprechenden Etiketten von Avery Zweckform, Herlitz oder Leitz. Anschließend müssen die Etiketten nur noch Beschriftet werden. Möchten Sie das mit dem Computer erledigen, so hilft Ihnen z. B. der Assistent von Leitz "EasyPrint".

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