Word Serienbriefe - Übernahme von Datum aus Excel-Arbeitsmappen

Die Übernahme von Daten aus Excel Arbeitsmappen ist eigentlich ganz einfach. Doch kommt es doch bei einigen Punkten manches mal zu Problemen, die erst mal Kopfschütteln verursachen.

Sie finden in der folgenden Abbildung eine Adressliste mit einem Geburtsdatum in der letzten Spalte. Im Beispiel handelt es sich um eine Excel Mappe im XLS-Format (also im alten 97-2003-Dateiformat).

Ich binde diese Arbeitsmappe nun unter Word 2010 an.

...

In den Datenquellen habe ich die selbe Adressliste einmal im neuen Format (XLSX) und einmal im alten Dateiformat (XLS). Ich wähle für dieses Beispiel absichtlich das alte Dateiformat (XLS).

ACHTUNG: Sollten Sie als nächsten Dialog den Dialog "Datenquelle bestätigen" erhalten, ist das Perfekt!!! Wählen Sie DDE als Verbindungsoption und das Datum kommt korrekt über diese Verbindung zu Word. Wenn das nicht der Fall ist, keine Panik, da kommen wir zum Schluss des Beitrags auch noch hin.

Der Assistent fragt, aus welcher Tabelle die Daten für den Serienbrief gezogen werden sollen. Ich wähle "Tabelle 1".

Nun füge ich das Feld "GebDatum" ein.

Anschließend lasse ich mir das Ergebnis anzeigen.

Angezeigt wird das Datum im englischen Format (MM/TT/JJJJ), also erst der Monat, dann der Tag, dann das Jahr. Problem: Das englisch Datumsformat wird übernommen, statt dem deutschen Datumsformat (TT.MM.JJJJ).

Lösungen für das Problem

Es gibt mehrere Lösungen für das Problem. Im Beitrag "Serienbriefe mit Excel als Datenquelle" wird beschrieben, wie man Daten formatiert. Hier möchte ich jedoch auf die Möglichkeit eingehen, die Daten aus Excel über eine andere "Schnittstelle" zu übernehmen.

DDE statt OLE

Word übernimmt die Daten aus Excel standardmäßig über die Schnittstelle "OLE DB". Diese übernimmt aus Excel einfach den Wert und stellt diesen im Standardformat (in diesem Fall englisch) dar.

Die Entscheidung, über welche Schnittstelle Word Daten aus Excel übernimmt, wird nach der Standardinstallation von Word übernommen. Immer über "OLE DB"! Um selbst entscheiden zu können, über welche Schnittstelle die Daten übernommen werden, müssen Sie unter Word die Option "Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen" aktivieren:

Diese finden Sie unter Word 2010 über Datei > Optionen > Register "Erweitert" > Gruppe "Allgemein" (recht weit unten).

Verbinden Sie nun die Datenquelle erneut.

Ich nutze wieder die XLS-Datei als Datenquelle.

Wenn ich nun Öffnen betätige erscheint ein neuer Dialog.

Hier wird nun die Schnittstelle gewählt, über die die Daten aus Excel übernommen werden. Ich wähle nun "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)" und klicke auf OK. Es dauert dann ein wenig, dann kommt folgender Dialog:

Hier bestätige ich mit OK.

Dann füge ich das Feld "GebDatum" wieder ein uns wechsle in die Ergebnisansicht.

Perfekt. Das Datum ist korrekt übernommen.

Nun das Ganze mit XLSX-Dateien als Datenquelle

Im nächsten Schritt wähle ich als Datenquelle die XLSX-Datei.

Unter Word 2010 wird dann wieder der Dialog "Datenquelle bestätigen" gezeigt.

Dort ist "OLE DB Datenbankdatei" zu wählen und mit OK zu bestätigen.

Anschließend die Tabelle auswählen (in meinem Fall die Tabelle "Tabelle1$") und mit OK bestätigen.

Füge ich nun das Datum ein, kommt das Datum wieder im amerikanischen Datumsformat (MM/TT/JJJJ).

Ich gehe wieder einen Schritt zurück und wähle nochmals die Datenquelle (die XLSX-Format). Nach der Auswahl der Datei kommt wieder der Dialog "Datenquelle bestätigen".

AKTIVIEREN Sie nun die Option "Alle anzeigen". Es werden nun alle möglichen dargestellt.

Ganz unten finde ich "MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls)". Diesen wähle ich aus.

Ich bestätigen den Dialog mit OK. Im nächsten Dialog wähle ich "Gesamtes Tabellenblatt" und wieder OK.

Das Ergebnis: Das Datum wird nun korrekt angezeigt.

Die Lösung also in beiden Fällen: Nutzen Sie "DDE" statt "OLE DB".

Prüfen Sie die Übernahme Ihrer Daten. Testen Sie die Möglichkeit. Ggf. ist das auch bei Ihnen die Lösung für diverse Probleme bei der Anbindung von Excel Arbeitsmappen an Word.

ENDE DES WORKSHOPS

Wer möchte kann in diesem Zugammenhang mal einen Blick auf die weltweit verwendeten Datumsformate werfen. Diese sind u. a. im Beitrag "Data format by country" auf Wikipedia zu finden.

Serienbriefe mit Excel als Datenquelle

Excel übergibt manche Werte (gerade Währungen) nicht mit dem Format. Daher ist es nötig, diese Zellen unter Word zu formatieren. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Felder formatieren.

Betrachten Sie zunächst die folgende Excel Tabelle. Der Betrag 120 ist der Wert der Zelle (wie er auch in dem Bearbeitungsleiste steht). Das Format "Buchhaltung" formatiert in Excel die zwei Nachkommastellen und das Euro-Symbol hinter der Zahl.

...

Es gibt also das Format und den Wert in dieser Zelle.

Im Serienbrief wird das Seriendruckfeld "Betrag" nur mit dem Wert übernommen. Damit steht in diesem Fall nur die "120".

Um auch in Word ein Format auf das Seriendruckfeld zu setzen, können Sie wie folgt vorgehen: Betätigen Sie die Tastenkombination

[ALT] + [F9]

Damit zeigt Word nun alle Felder mit Ihren Feldfunktionen. Die Feldfunktion "MERGEFIELD" wird ein Seriendruckfeld mit dem entsprechenden Namen an dieser Stelle ausgeben.

Alternativ können Sie einen Rechtsklick auf das Feld machen und aus dem Kontextmenü den Menüpunkt "Feldfunktion ein/aus" wählen.

Damit erscheint nur an dieser Stelle die Feldfunktion.

Egal wie Sie hierher gekommen sind, in diesem Zustand können Sie die Formatierung in das grau hinterlegte Feld schreiben.

Eine Möglichkeit wäre, ein Währungsformat auf das Seriendruckfeld anzuwenden:

{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00 €" }

Damit wird der Wert auf zwei Nachkommastellen gerundet (sollten keine Nachkommastellen vorhanden sein, werden wenigstens zwei Nullen dargestellt).

Ist dies geschehen können Sie wieder zum Ergebnis der Feldfunktion schalten.

Betätigen Sie die Taste [F9], um das Feld zu aktualisieren und ggf. die Tastenkombination [ALT] + [F9], falls Sie noch in der Ansicht mit den Feldfunktionen sind.

ENDE DES WORKSHOPS

Weitere Informationen zum Thema Formatierung von Feldern im Internet

• Beitrag "Antwortsammlung: Zahlen werden in Word nicht richtig zusammengeführt" auf office.microsoft.com

Word 2010 - Optionen für den Serienbrief

Wer mit Word 2010 und höher Serienbriefe aus der alten Welt übernimmt, wird feststellen, z. B. bei Verküpfungen mit Abfragen aus Access keine Daten ankommen.

Aktivieren Sie unbedingt die Option "Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen".

Damit wird beim Verknüpfen ein Dialog angezeigt, der u. a. die Möglichkeit bietet die Verknüpfung per DDE zu machen. Das ist in den meisten Fällen die richtige Wahl.

ENDE DES WORKSHOPS

Ordnerrücken mit Microsoft Word beschriften

Wer die Rückenschilder der Ordner neu beschriften will, holt sich einen Karton mit entsprechenden Etiketten von Avery Zweckform, Herlitz oder Leitz. Anschließend müssen die Etiketten nur noch Beschriftet werden. Möchten Sie das mit dem Computer erledigen, so hilft Ihnen z. B. der Assistent von Leitz "EasyPrint".

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