Wenn Ihr in den öffentlichen Ordnern Kontakte habt, die Ihr für die Adressierung neuer E-Mails, aber auch beim Suchen nach Kontakten einbeziehen möchtet, so muss dieser Ordner für das Outlook Adressbuch aktiviert werden.
Klickt hierfür mit der rechten Maustaste auf diesen Kontaktordner ...
... und wählt im Kontextmenü die Eigenschaften. Hier wechselt Ihr in das Register "Outlook Adressbuch" und ...
... aktiviert die Option "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen".
Was bewirkt das nun? Zunächst werdet Ihr nun beim Versenden neuer E-Mails (und dem Klick auf An, CC oder BCC) die Möglichkeit bekommen, E-Mail-Adressen aus diesem Kontaktordner auszuwählen.
Doch leichter ist es natürlich beim Schreiben von E-Mails. Gebt einfach Vor- und Zuname von dem Kontaktpartner aus diesem Adressbuch ein und klickt dann auf "Name überprüfen".
Anmerkung: Kommt der Kontakt auf der globalen Adressliste oder dem Kontaktorder aus eurem Postfach, ermittelt Outlook die E-Mail-Adresse automatisch, ihr müsst dann nicht einmal mehr "Name überprüfen" klicken. Probiert hier einfach mal ein wenig herum. Der Klick auf "Name überprüfen" ist allerdings immer möglich.
Dann durchsucht Outlook nun auch diesen Ordner (neben dem Kontaktordner aus eurem Postfach und der Globalen Adressliste*1). Outlook wird ggf. eine Trefferliste zeigen (wenn es mehrere mit diesem Namen gibt) oder auch gleich die E-Mail-Adresse eintragen.
Das ist eine schöne Erleichterung, gerade wenn es sich um große oder kryptische E-Mail-Adressen handelt. Sollte der- oder diejenige über mehrere E-Mail-Adressen verfügen, so wird ebenfalls eine Liste angezeigt, ...
... aus der Ihr die korrekte Adresse auswählen könnt. Da der Exchange Server auch in der Lage ist (mit entsprechenden Einrichtungen im Hintergrund) Faxe zu versenden, wird auch eine Liste angezeigt, wenn E-Mail und Faxnummern eingegeben sind. Damit könntet Ihr den Inhalt der E-Mail auch faxen. Doch hierfür muss der Exchange Server im Hintergrund auch eingerichtet und Ihr berechtigt sein!
Letztlich wird nach dem aktivieren des Kontaktordners für das Outlook Adressbuch auch dieser Ordner nach Kontakten durchsucht, wenn Ihr oben rechts in Outlook nach einem Kontakt (im Beispiel "robert") sucht.
Hier genügt der Vorname oder der Nachname. Outlook zeigt euch dann die Trefferliste oder auch den Kontakt direkt an, wenn nur ein Kontakt mit diesem Vor- oder Zunamen vorhanden ist.
Dann noch zwei Anmerkungen: Zunächst kommt mit Hilfe der Taste "F11" kommt Ihr direkt oben rechts in das Feld, das ist ganz nett.
*1) Doch es gibt auch etwas, was mich hier noch richtig nervt: Outlook selbst durchsucht zunächst euren Kontaktordner (also den in meinem Postfach). Findet es hier Kontakte, die zur Suche passen, hört Outlook auf zu suchen und präsentiert die Ergebnisse. Erst wenn Outlook nichts in diesen Ordnern findet, durchsucht Outlook auch die Ordner, die Ihr für das Outlook Adressbuch aktiviert habt. In die globalen Adressliste (also dem firmeninternen Adressbuch) schaut Outlook erst, wenn auch in denen nichts zu finden ist. D. h. Ihr findet eure Kolleginnen und Kollegen nicht, wenn ihr nur einen Vor- oder Zunamen eingebt, der auch in den anderen Kontakt-Ordnern existiert. Das ist nicht sehr praktisch. Ihr solltet also den kompletten Vor- und Zunamen eingeben, um den Kontakt zu finden, anderenfalls könnt Ihr nicht sicher sein, dass da noch ein weiterer "Robert" existiert, wenn ihr nur nach Robert sucht.
ENDE DES WORKSHOPS
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