EDV Workshops

PDF Dateien mit Word 2010 speichern

Word 2010 (aber auch Excel, PowerPoint, Publisher, usw.) kann von Haus aus Dokumente als PDF-Datei speichern. Klicken Sie hierzu auf "Datei > Speichern und Senden" und wählen Sie dort den Punkt "PDF/XPS-Dokument erstellen".

Word 2010 - PDF Dateien speichern

Der Dialog "Als PDF oder XPS veröffentlichen" öffnet sich.

Word 2010 - PDF Dateien speichern

Wählen Sie einen Dateinamen und klicken Sie auf "Veröffentlichen". Das war es auch schon. Damit ist die PDF-Datei erstellt.

Wer mehr möchte, findete im Dialog oben z. B. den Punkt "Optimieren für". Dort kann man "Standard" oder "Minimale Größe" auswählen. Die Einstellung "Minimale Größe" wird Bilder, die sich im Dokument befinden nochmals in der Größe reduzieren (DPI werden auf 96 reduziert).

Hinter der Schaltfläche "Optionen" verbergen sich Einstellungen, wie z. B. "ISP 19005-1-kompatible (PDF/A)".

Word 2010 - PDF Dateien speichern

Diese Option speichert die PDF Datei in einem Format, das für die Langzeitarchivierung gedacht ist. PDF/A sollen wir wohl in 1.000 Jahre noch lesen können. Es darf allerdings bestimmte Bestandteile, die mit PDF Möglich sind, nicht enthalten (so ist z. B. kein Kennwort zulässig) und andere müssen wiederum drin sein.

Neben dieser Option gibt es auch den Punkt "Dokument  mit einem Kennwort verschlüsseln". Hier werden Sie nach dem Klick auf OK aufgefordert ein Kennwort einzugeben.

Word 2010 - Speichern von PDF-Dateien - Eingabe des Kennwortes zur Verschlüsselung

Wählen Sie ein sicheres Kennwort, so ist der Schutz der Inhalte der PDF-Datei gewährleistet.

Unter Word 2007 konnte man PDF-Dateien über "Office Schaltfläche > Speichern unter > PDF oder XPS" gespeichert werden. Zuvor musstem man damals die Funktion des Speicherns nachladen.

Word 2007 - PDF Dateien speichern

ENDE DES WORKSHOPS

Kostenlos PDF Dateien erstellen

Das "Portable Document Format", kurz PDF, hat sich als ein Dateiformat zur Weitergabe von gestalteten Dokumenten mit gleichbleibendem Drucklayout etabliert, sei es für das Web oder den Vier-Farb-Druck.

Nur um gelegentlich PDF-Dateien herzustellen oder Texte und Bilder daraus zu kopieren, müssen Sie nicht auf teure Programme zurück greifen. Dafür stehen auch kostenlose Programme bzw. günstige Shareware-Programme zur Verfügung.

Anmerkung: Diesen Workshop hat die Zeit doch ein wenig eingeholt. Mittlerweile speichert Word 2007 und Word 2010 die PDF-Dateien selbst, ohne weitere Zusatzprogramme. Doch will ich die Informationen hier stehen lassen, um mal zu schauen, welche Möglichkeiten es noch gibt PDF-Dateien zu erstellen.

Inhalt des Workshops:

  • PDF-Dateien erzeugen
  • Kopieren von Texten und Bildern aus PDF-Dateien
  • Rekonstruktion in wieder bearbeitbare Text-Dateien

Voraussetzungen: Kenntnisse im Umgang mit dem PC und der Textverarbeitung.

PDFCreator - PDF Dateien verschlüsseln

Der Beitrag zeigt, wie Sie PDF-Dateien mit dem PDFCreator verschlüsseln können. Im Beispiel nutze ich Microsoft Office Word 2010.

pdf creator 01

Wählen Sie als Drucker, den "PDFCreator" und klicken Sie anschließend auf "Drucken".

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Im Dialog "PDFCreator" (der nach dem klick auf Drucken erscheint", wählen Sie die Schaltfläche "Einstellungen".

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In den "Einstellungen" wählen Sie im Bereich "PDF" das Register "Sicherheit". Aktivieren Sie hier die Option "Sicherheit benutzen". Als Verschlüsselungsgrad wählen Sie "Höher (AES 128 Bit ...)" und aktivieren die Optionen "Passwort erforderlich zum Öffnen" und "Passwort erforderlich zum Ändern der Berechtigungen und Passwörter".


Dann "Speichern" Sie die Einstellungen durch einen Klick auf "Speichern". Damit gelangen Sie zurück zum Dialog "PDFCreator".

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Klicken Sie hier wiederum auf Speichern, um das Dokument als "PDF-Datei" zu speichern.

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Im Dialog "Speichern unter" wählen Sie nun den Ordner und den Dateinamen. Bestätigen Sie die Auswahl über die Schaltfläche "Speichern".

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Nun öffnet sich der Dialog "Passwörter bitte eingeben". Der Dialog kommt zukünftig immer, wenn Sie PDF-Dateien über den PDFCreator speichern.

Lassen Sie die Passwort-Zeilen leer, wenn Sie keine Kennworte vergeben möchten.

Vergeben Sie ein Benutzerpasswort, um das Öffnen der Datei einzuschränken.

Vergeben Sie einn Besitzerpasswort, um veränderungen an der PDF-Datei vornehmen zu können (z. B. Kennwortschutz entfernen, drucken zulassen, speichern zulassen, usw.

Bestätigen Sie die Einstellungen mit "OK". Damit wird die PDF-Datei an der ausgewählten Stelle mit dem von Ihnen bestimmten Namen erstellt.

Öffnen Sie nun die PDF-Datei.

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Sie sehen, beim öffnen verlang der Reader (hier der Adobe Reader) ein Kennwort.

ENDE DES WORKSHOPS

Konvertierung von DOC nach PDF

Um Word-Dokumente vom DOC-Format in das PDF Format umzuwandeln (zu konvertieren) sind folgende Schritte durchzuführen:

Lesen Sie alle PDF-Dateien durch und führen Sie die darin enthaltenen Schritt in der angegebene Reihenfolge durch. Dann wird es klappen.

Verweise ins Internet

Was findet man im Internet, wenn es darum geht, kostenlos etwas ins PDF-Format umzuwandeln? Hier ein kleiner Auszug aus der Vielfalt.

 GhostScript und GhostView als Basis für die meisten Konvertierer

Konvertieren von PDF nach DOC

Alternative zum Adobe Reader

Kostenpflichtige Programme für den Umgang mit PDF:

FreePDF - Download und Installation

Der Beitrag beschreibt das Herunterladen und Installieren eines der nützlichsten PDF-Werkzeuge. Überzeuget euch ggf. vorher von dem Leistungsumfang (z. B. über die Herstellerseite) oder nutzt diesen Beitrag, um euch selbst eine Meinung von dem Tool zu bilden.

Download und Installation von Ghostscript

Wie jede Installation, ist es auch hier erforderlich, dass Ihr über die Rechte zur Installatin verfügt. Meldet euch - falls nötig - mit administrativen Rechen an eurem Rechner an.

Beginnen wir mit dem herunterladen der Installationspakete. Warum Pakete? FreePDF nutzt als Basis Ghostscript der Universität von Wisconsin. Daher besteht der erste Schritt im herunterladen von Ghostscript. Stefan Heinz (der Autor von FreePDF) hat dies auf seiner Seite entsprechend berücksichtigt und die direkten Verweise zum Download bereitgestellt.

Startet euren Browser (z. B. Firefox) und ladet die Adresse www.freepdfxp.de.

 

FreePDF - Homepage von Stefan Heinz

Weiterlesen: FreePDF - Download und Installation