Word 2010 (aber auch Excel, PowerPoint, Publisher, usw.) kann von Haus aus Dokumente als PDF-Datei speichern. Klicken Sie hierzu auf "Datei > Speichern und Senden" und wählen Sie dort den Punkt "PDF/XPS-Dokument erstellen".
Der Dialog "Als PDF oder XPS veröffentlichen" öffnet sich.
Wählen Sie einen Dateinamen und klicken Sie auf "Veröffentlichen". Das war es auch schon. Damit ist die PDF-Datei erstellt.
Wer mehr möchte, findete im Dialog oben z. B. den Punkt "Optimieren für". Dort kann man "Standard" oder "Minimale Größe" auswählen. Die Einstellung "Minimale Größe" wird Bilder, die sich im Dokument befinden nochmals in der Größe reduzieren (DPI werden auf 96 reduziert).
Hinter der Schaltfläche "Optionen" verbergen sich Einstellungen, wie z. B. "ISP 19005-1-kompatible (PDF/A)".
Diese Option speichert die PDF Datei in einem Format, das für die Langzeitarchivierung gedacht ist. PDF/A sollen wir wohl in 1.000 Jahre noch lesen können. Es darf allerdings bestimmte Bestandteile, die mit PDF Möglich sind, nicht enthalten (so ist z. B. kein Kennwort zulässig) und andere müssen wiederum drin sein.
Neben dieser Option gibt es auch den Punkt "Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln". Hier werden Sie nach dem Klick auf OK aufgefordert ein Kennwort einzugeben.
Wählen Sie ein sicheres Kennwort, so ist der Schutz der Inhalte der PDF-Datei gewährleistet.
Unter Word 2007 konnte man PDF-Dateien über "Office Schaltfläche > Speichern unter > PDF oder XPS" gespeichert werden. Zuvor musstem man damals die Funktion des Speicherns nachladen.
ENDE DES WORKSHOPS
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Das "Portable Document Format", kurz PDF, hat sich als ein Dateiformat zur Weitergabe von gestalteten Dokumenten mit gleichbleibendem Drucklayout etabliert, sei es für das Web oder den Vier-Farb-Druck.
Nur um gelegentlich PDF-Dateien herzustellen oder Texte und Bilder daraus zu kopieren, müssen Sie nicht auf teure Programme zurück greifen. Dafür stehen auch kostenlose Programme bzw. günstige Shareware-Programme zur Verfügung.
Anmerkung: Diesen Workshop hat die Zeit doch ein wenig eingeholt. Mittlerweile speichert Word 2007 und Word 2010 die PDF-Dateien selbst, ohne weitere Zusatzprogramme. Doch will ich die Informationen hier stehen lassen, um mal zu schauen, welche Möglichkeiten es noch gibt PDF-Dateien zu erstellen.
Inhalt des Workshops:
- PDF-Dateien erzeugen
- Kopieren von Texten und Bildern aus PDF-Dateien
- Rekonstruktion in wieder bearbeitbare Text-Dateien
Voraussetzungen: Kenntnisse im Umgang mit dem PC und der Textverarbeitung.
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Der Beitrag zeigt, wie Sie PDF-Dateien mit dem PDFCreator verschlüsseln können. Im Beispiel nutze ich Microsoft Office Word 2010.
Wählen Sie als Drucker, den "PDFCreator" und klicken Sie anschließend auf "Drucken".
Im Dialog "PDFCreator" (der nach dem klick auf Drucken erscheint", wählen Sie die Schaltfläche "Einstellungen".
In den "Einstellungen" wählen Sie im Bereich "PDF" das Register "Sicherheit". Aktivieren Sie hier die Option "Sicherheit benutzen". Als Verschlüsselungsgrad wählen Sie "Höher (AES 128 Bit ...)" und aktivieren die Optionen "Passwort erforderlich zum Öffnen" und "Passwort erforderlich zum Ändern der Berechtigungen und Passwörter".
Dann "Speichern" Sie die Einstellungen durch einen Klick auf "Speichern". Damit gelangen Sie zurück zum Dialog "PDFCreator".
Klicken Sie hier wiederum auf Speichern, um das Dokument als "PDF-Datei" zu speichern.
Im Dialog "Speichern unter" wählen Sie nun den Ordner und den Dateinamen. Bestätigen Sie die Auswahl über die Schaltfläche "Speichern".
Nun öffnet sich der Dialog "Passwörter bitte eingeben". Der Dialog kommt zukünftig immer, wenn Sie PDF-Dateien über den PDFCreator speichern.
Lassen Sie die Passwort-Zeilen leer, wenn Sie keine Kennworte vergeben möchten.
Vergeben Sie ein Benutzerpasswort, um das Öffnen der Datei einzuschränken.
Vergeben Sie einn Besitzerpasswort, um veränderungen an der PDF-Datei vornehmen zu können (z. B. Kennwortschutz entfernen, drucken zulassen, speichern zulassen, usw.
Bestätigen Sie die Einstellungen mit "OK". Damit wird die PDF-Datei an der ausgewählten Stelle mit dem von Ihnen bestimmten Namen erstellt.
Öffnen Sie nun die PDF-Datei.
Sie sehen, beim öffnen verlang der Reader (hier der Adobe Reader) ein Kennwort.
ENDE DES WORKSHOPS
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PDF/A (für Archivierung) definiert eine Teilmenge von Adobes Dokumentformat PDF, die sich als besonders gut für die Langzeitarchivierung eignet. Der Heise Verlag hat in der c't 2009 Heft 23 den Artikel "PDF im Archiv" veröffentlicht.
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Im Prinzip wird das Word Dokument durch einen Druckertreiber in die Seitenbeschreibungssprache Postscript umgewandelt. Von dort aus wird die Datei in das Portable Document Format konvertiert. Das folgende Schaubild zeigt das Vorgehen.
Im Unterricht haben wir den "linken" Pfad beschritten. Sie hatten selbst von der Universität Wisconsin unter der Adresse http://pages.cs.wisc.edu/~ghost/ Ghostscript und Ghostview heruntergeladen und installiert. Anschließend habe Sie den Druckertreiber als PDF-Drucker (am Beispiel eines HP Laserjet 2100 PS) eingerichtet.
Weiterhin haben wir ein Word-Dokument über den PDF-Drucker als "Postscript-Datei" gedruckt. Mit Hilfe von Ghostview konnten wir die gerade erzeugte Postscript-Datei öffnen und in eine PDF-Datei konvertieren. Soweit der linke Pfad.
Viel leichter geht es allerdings über den rechten Weg (mit FreePDF, dass unter www.shbox.de heruntergeladen werden kann). Auch Stefan Heinz nutzt den Weg über den Postscript-Druckertreiber. Mit Hilfe von Ghostscript wird dann das PDF Dokument erzeugt. Da die Seite wirklich gut Dokumentiert ist, spare ich mir hier eine weitere Dokumentation zu FreePDF. Sagen kann ich da nur, dass Sie das Ghostscript ebenfalls benötigen, daher können Sie die folgende Anleitung (Installation von Ghostscript) auch hier durchgehen. Anschließend wird FreePDF heruntergeladen und installiert, so wie es der Stefan Heinz auch beschreibt (ist ja nur ein Doppelklick auf die *.exe Datei, die Sie herunterladen müssen).
Ausführlich dokumentierte ich Ihnen allerdings den "linken Pfad". Über diese Dokumentation können Sie noch einmal das Vorgehen aus dem Workshop wiederholen. Viel Spaß dabei.
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