EDV Workshops

Kontakte zum Durchsuchen für das Outlook Adressbuch aktivieren

Wenn Ihr in den öffentlichen Ordnern Kontakte habt, die Ihr für die Adressierung neuer E-Mails, aber auch beim Suchen nach Kontakten einbeziehen möchtet, so muss dieser Ordner für das Outlook Adressbuch aktiviert werden.

Klickt hierfür mit der rechten Maustaste auf diesen Kontaktordner ...

Outlook 2010 - Öffentliche Ordner - Kontextmenü

... und wählt im Kontextmenü die Eigenschaften. Hier wechselt Ihr in das Register "Outlook Adressbuch" und ...

Outlook 2010 - Eigenschaften des öffentlichen Ordners

... aktiviert die Option "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen".

Was bewirkt das nun? Zunächst werdet Ihr nun beim Versenden neuer E-Mails (und dem Klick auf An, CC oder BCC) die Möglichkeit bekommen, E-Mail-Adressen aus diesem Kontaktordner auszuwählen.

Outlook 2010 - Outlook Adressbuch - Auswahl des Kontaktordners

Doch leichter ist es natürlich beim Schreiben von E-Mails. Gebt einfach Vor- und Zuname von dem Kontaktpartner aus diesem Adressbuch ein und klickt dann auf "Name überprüfen".

Anmerkung: Kommt der Kontakt auf der globalen Adressliste oder dem Kontaktorder aus eurem Postfach, ermittelt Outlook die E-Mail-Adresse automatisch, ihr müsst dann nicht einmal mehr "Name überprüfen" klicken. Probiert hier einfach mal ein wenig herum. Der Klick auf "Name überprüfen" ist allerdings immer möglich.

Outlook 2010 - E-Mail-Adresse über Name prüfen finden

Dann durchsucht Outlook nun auch diesen Ordner (neben dem Kontaktordner aus eurem Postfach und der Globalen Adressliste*1). Outlook wird ggf. eine Trefferliste zeigen (wenn es mehrere mit diesem Namen gibt) oder auch gleich die E-Mail-Adresse eintragen.

Outlook 2010 - E-Mail-Adresse über Name prüfen finden

Das ist eine schöne Erleichterung, gerade wenn es sich um große oder kryptische E-Mail-Adressen handelt. Sollte der- oder diejenige über mehrere E-Mail-Adressen verfügen, so wird ebenfalls eine Liste angezeigt, ...

Outlook 2010 - Name überprüfen

... aus der Ihr die korrekte Adresse auswählen könnt. Da der Exchange Server auch in der Lage ist (mit entsprechenden Einrichtungen im Hintergrund) Faxe zu versenden, wird auch eine Liste angezeigt, wenn E-Mail und Faxnummern eingegeben sind. Damit könntet Ihr den Inhalt der E-Mail auch faxen. Doch hierfür muss der Exchange Server im Hintergrund auch eingerichtet und Ihr berechtigt sein!

Letztlich wird nach dem aktivieren des Kontaktordners für das Outlook Adressbuch auch dieser Ordner nach Kontakten durchsucht, wenn Ihr oben rechts in Outlook nach einem Kontakt (im Beispiel "robert") sucht.

Outlook 2010 - Kontakte suchen

Hier genügt der Vorname oder der Nachname. Outlook zeigt euch dann die Trefferliste oder auch den Kontakt direkt an, wenn nur ein Kontakt mit diesem Vor- oder Zunamen vorhanden ist.

Dann noch zwei Anmerkungen: Zunächst kommt mit Hilfe der Taste "F11" kommt Ihr direkt oben rechts in das Feld, das ist ganz nett.

*1) Doch es gibt auch etwas, was mich hier noch richtig nervt: Outlook selbst durchsucht zunächst euren Kontaktordner (also den in meinem Postfach). Findet es hier Kontakte, die zur Suche passen, hört Outlook auf zu suchen und präsentiert die Ergebnisse. Erst wenn Outlook nichts in diesen Ordnern findet, durchsucht Outlook auch die Ordner, die Ihr für das Outlook Adressbuch aktiviert habt. In die globalen Adressliste (also dem firmeninternen Adressbuch) schaut Outlook erst, wenn auch in denen nichts zu finden ist. D. h. Ihr findet eure Kolleginnen und Kollegen nicht, wenn ihr nur einen Vor- oder Zunamen eingebt, der auch in den anderen Kontakt-Ordnern existiert. Das ist nicht sehr praktisch. Ihr solltet also den kompletten Vor- und Zunamen eingeben, um den Kontakt zu finden, anderenfalls könnt Ihr nicht sicher sein, dass da noch ein weiterer "Robert" existiert, wenn ihr nur nach Robert sucht.

ENDE DES WORKSHOPS

Weitere Informationen zum Thema Kontakte im Internet

Wie komme ich in die öffentlichen Ordner

Die öffentlichen Ordner werden nur innerhalb einer Exchange Server Umgebung bereit gestellt. Outlook muss sich also an einem Exchange Server anmelden, damit auf die öffentlichen Ordner zugegriffen werden kann.

In der folgenden Abbildung habe ich das Postfach von Karl Muster geöffnet.

Oultook 2010 - Zugriff auf die öffentlichen Ordner

Um in die öffentlichen Ordner zu gelangen, wechsle ich über die Navigationsleiste auf die "Ordnerliste".

Oultook 2010 - Zugriff auf die öffentlichen Ordner

Damit ich ein wenig mehr von der Ordnerliste sehe, verkleinere ich den Bereich mit den Kategorie-Schaltflächen nach unten.

Oultook 2010 - Zugriff auf die öffentlichen Ordner

Nun sehe ich sowohl das Postfach von "Karl Muster", als auch den Zweig "Öffentliche Ordner". Vor dem Eintrag "Öffentlichen Ordnern - Karl Muster" ist ein Pfeil zu sehen. Damit könnt Ihr den Zwei der öffentlichen Ordner öffnen.

Oultook 2010 - Zugriff auf die öffentlichen Ordner

So sieht derzeit der Bereich der Öffentlichen Ordner aus. Leer, nachdem der Exchange Server neu Installiert wurde. Hier habt Ihr erst mal keine öffentlichen Ordner (auf die Ihr Berechtigungen habt).

Outlook 2010 - Öffentliche Ordner

So sieht das aus, wenn öffentliche Ordner existieren.

Merke: Die öffentlichen Ordner sind über die Ordnerliste zu erreichen!

ENDE DES WORKSHOPS

Berechtigungen von Ordnern im eigenen Postfach

In einer Microsoft Exchange Server Umgebung lassen sich auf eigene Ordner-Objekte (Kontakte, Kalender, E-Mail-Ordner, usw.) und auf öffentliche Ordner Berechtigungen vergeben. Damit könnt Ihr z. B. anderen Benutzern erlauben auf eure Kalender, Kontakte, Aufgabe zuzugreifen oder den Zugriff auf öffentliche Ordner einschränken.

Dies ist möglich, da der "zentrale" Exchange Server die ganzen Postfächer der Benutzer hält.

Um die Berechtigungen von Ordner-Objekten im eigenen Postfach einzustellen, klickt Ihr mit der rechten Maustaste auf den Order (z. B. auf den Kalender). Beachtet, dass Ihr für ich in der Ordnerliste befinden müsst!

Outlook 2010 - Berechtigungen vergeben

Wählt aus dem Kontextmenü den Punkt "Freigeben > Kalenderberechtigungen" (Alternativ geht einfach über "Eigenschaften". Im Dialog "Eigenschaften" wählt Ihr dann das Register "Berechtigungen").

Outlook - Berechtigungen auf eigene Ordner

Zwei Berechtigte solltet ihr nun kennen lernen. Der eine heißt "Standard" und der andere "Anonym". Standard fasst alle Benutzer aus dem Unternehmen zusammen (genauer alle Benutzer, die im Active Directory ein Exchange Konto besitzen). Anonym sind Benutzer, die genau so ein Konto nicht besitzen.

Beispiel für einen anonymen Benutzer: Es geht eine neue E-Mail aus dem Internet ein. Der Ersteller dieser E-Mail ist bei uns im Unternehmensnetz "Anonym". Seine E-Mail wird in einen Ordner auf dem Exchange Server gelegt ... und wenn es "nur" in euren Posteingang ist. Damit musste der Benutzer "Anonym" in früheren Exchange Versionen - im Beispiel auf einen E-Mail-Ordner - das Recht "Element erstellen" haben.

Heute ist das nicht mehr nötig. E-Mails werden im eigenen Postfach trotzdem angenommen. Es ist nur in den "öffentlichen Ordnern" die E-Mails empfangen darauf achten, dass der Benutzer Anonym Elemente erstellen kann.

Die beiden Benutzer haben keine Zugriffsberechtigung auf die Ordner in eurem Postfach. Wenn Ihr einer anderen Person das Recht einräumen wollt, auf euren Kalender zuzugreifen, dann könnt Ihr über die Schaltfläche Hinzufügen eine Person auswählen.

 

Weitere Informationen zu Berechtigungen auf öffentliche Ordner und Ordner im eigenen Postfach im Internet