Der Brief beginnt damit, dass ich die Empfängeranschrift eintrage, den Betreff setze, die Begrüßung anpasse und dann mit dem eigentlichen Inhalt starte. Was immer gleich bleibt, ist der Aufbau des Briefes. Letztlich sollte nach dem "falzen" des Briefes die Empfängeranschrift an der Stelle stehen, an der sich das Sichtfenster des Umschlages befindet.
Dieser Beitrag soll zeigen, wie ein Geschäftsbrief nach DIN aufgebaut ist, wie der Aufbau mit Microsoft Word erledigt wird und wie man per "Knopfdruck" einen neuen leeren DIN gerechten Geschäftsbrief vor sich hat. Dauer für den Workshop: Ca. 45 Minuten.
Dieser Beitrag löst den Beitrag "Schneller Arbeiten mit Word - Briefkopf als Vorlage nach DIN 5008:2011" ab und wurde an die neue DIN 5008:2020 angepasst.
1) Die nötigen DIN-Normen für den Geschäftsbrief
Die Maße des Umschlages DIN Lang sind genormt. Klar, durch das Deutsche Institut für Normung (kurz DIN). Die DIN 476 beschreibt die einzelnen Papier- und Umschlagsformate (siehe Wikipedia).
Neben den Normen für das Papierformat und die Umschläge, sollte jeder, der Geschäftsbriefe schreibt, auch die Normen 5008 (und 676) kennen.
In der DIN 5008 steht z. B. drin, wie Telefonnummern, Währungsbeträge, Bankleitzahlen geschrieben werden oder was bei Hervorhebungen und Gliederungen zu beachten ist. Doch das wichtigste für diesen Beitrag: Die DIN 5008 beschreibt, wie das Anschriftenfeld für den Empfänger aussehen soll.
Eine gute Zusammenfassung der DIN 5008 bietet die Seite "DIN 5008 - Tastschreiben lernen am Computer". Hier ist alles übersichtlich dargestellt.
Die DIN 676 beschrieb den Aufbau des Geschäftsbriefes anhand von Maßen in Millimetern, so dass man mit dem eigenen Textverarbeitungsprogramm die Empfängeranschrift, den Informationsblock und den Betreff exakt dort positionieren kann, wo er sein sollte.
Im April 2011 wurde die DIN 5008 aktualisiert. Die DIN 676 wurde in diesem Zug in die DIN 5008 (als Kapitel 16 und 17) integriert. Im Jahr 2020 wurden in der DIN 5008 weitere Änderungen vorgenommen. Wer sich genauer über die Inhalte informieren möchte, findet in den Publikationen "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung" (19,90 €) oder "DIN 5008 - Das Praxispaket" (58,00 €) des Beuth Verlages die detaillierte Beschreibungen. Weitere Hinweise auf Literatur finden Sie am Ende dieses Beitrags.
2) Formen des Geschäftsbriefes
Die DIN 5008 beschreibt zwei Formen von Geschäftsbriefen, die Form A (mit dem hochgestellten Anschriftenfeld) und die Form B (mit dem tiefgestellten Anschriftenfeld).
Der Unterschied liegt in der zur Verfügung stehenden Größe für den Briefkopf. Bei der Form B hat man mehr Platz für Logos und Informationen zum Absender, als bei der Form A.
Ich betrachte mir bei den Formen A und B oben die Abstände der Falzmarken und werfe dann einen Blick auf die folgenden Abbildungen.
Wie man Loch- und Falzmarken mit Hilfe von Word exakt positioniert, zeigt der Workshop "Loch- und Falzmarken mit Word 2016 erstellen".
In der Form A liegt die erste Falzmarke bei 8,7 cm vom oberen Seitenrand entfernt, in der Form B bei 10,5 cm. Durch das Falzen an diesen unterschiedlichen Stellen, liegt der Bereich der Empfängeradresse immer an derselben Stelle.
Video zum Einstieg
Betrachten Sie zunächst das Video. Die dort enthaltenen Schritte werden im folgenden detailliert erläutert.
3) Dokument vorbereiten
Um bei der folgende Übung die gleichen Ergebnissen zu Erzielen, sind folgene Einstellungen im Dokument nötig:
3.1) Standardschriftart und -größe für dieses Dokument ändern
Ich starten mit einer leeren Seite ("Neues Dokument"). Microsoft hat mit Office 2007 die Schriftart "Calibri" zu Standardschriftart gemacht. Manche haben ggf. andere Schriftarten als Standardschriftart eingestellt. Ich nutze für diesen Workshop die Schriftart "Arial", die nun für dieses neue Dokument eingestellt wird.
Hierzu klicke ich auf die kleine Ecke in der Gruppe "Schriftart" (siehe roter Pfeil unten), um den Dialog „Schriftart“ zu öffnen.
Im Dialog "Schriftart" wähle ich die Schriftart „Arial“ und die Schriftgröße „10“ aus. Dann klicke ich auf die Schaltfläche „Als Standard festlegen“.
Im folgenden Dialog bleibt die Option „Nur dieses Dokument?“ gesetzt. Ich bestätige den Dialog mit "OK".
Die Standardschriftart ist damit für dieses Dokument eingestellt.
Als Vorbereitung für diesen Workshop genügt das. Weitere Informationen zur Standardschriftart in Word habe ich im Beitrag "Standardschriftart von Word ändern" festgehalten.
3.2) Absatzformatierung und Zeilenabstand für dieses Dokument anpassen
Mit Office 2007 wurde auch ein erhöhter Zeilenabstand nach jedem Absatz eingeführt. Für diesen Workshop setze ich diesen Standardabstand wieder auf "0" zurück.
Ich klicke auf die weiteren Optionen in der Gruppe "Absatz" (siehe roter Pfeil in der nächsten Abbildung).
Hier im Dialog "Absatz" wird der Abstand "Nach" jedem Absatz auf "0 Pt." und der Zeilenabstand auf "Einfach" gesetzt.
Anschließend klicke ich auf die Schaltfläche "Als Standard festlegen".
Hier lasse ich die Option "Nur dieses Dokument?" aktiv und klicke auf "OK".
Weitere Informationen zum Absatz habe ich im Beitrag "Word - Abstand zwischen den Absätzen zu groß" festgehalten.
...
Die Vorbereitungen sind getroffen. Damit sollte das Erstellen des Geschäftsbriefes kein Problem sein. Viel Spaß mit den nächsten Schritten.
Wie man das Lineal ab Word 2007 ein- und ausblendet beschreibt der Beitrag "Das Lineal und seine Funktionen in Microsoft Office Word".
4) Seitenränder für die Vorlage (Form A) nach DIN 5008 einstellen
Alle DIN Vorschriften (den Geschäftsbrief betreffend) sollen nun irgendwie in das Word-Dokument gepackt werden. Damit kann es später als Vorlage für unsere zukünftigen Briefe dienen. Wo fangen wir an? Starten wir mit dem Seitenrand bei den Briefen. Ich betrachte dafür die Form A genauer.
Da das Anschriftenfeld bei 2,7 cm vom oberen Seitenrand anfangen soll, kann man bei Form A zunächst die Seitenränder einstellen. Microsoft Word hat von Haus aus einen oberen Seitenrand von 2,5 cm. Dieser soll nun auf 2,7 cm eingestellt werden.
In den Dialog "Seite einrichten" komm ich über das Register "Layout", dort über den Befehl "Seitenränder > Benutzerdefinierte Seitenränder".
Hier schaue ich mir den oberen und rechten Seitenrandes an.
Beim oberen Seitenrand sollten 2,7 cm eingetragen sein. Den linken Seitenrand stellt Ihr auf 2,5 cm. Das ist der Rand, der lt. DIN 5008:2020 eingehalten werden sollte. Der rechte Seitenrand soll mind. 2 cm betragen.
Tatsächlich beginnt das Sichtfenster für die Empfängeranschrift 2 cm vom linken Seitenrand des Briefumschlags. Betrachten wir einen Briefumschlag DIN Lang, in den ein Brief gefalzt eingesteckt wurde.
Damit die Anschrift auf jeden Fall gut sichtbar ist, werden 2,5 cm linker Seitenrand eingestellt. Damit ist noch ein wenig Platz vom Beginn des Sichtfensters zur Anschrift. Die restlichen Maße sorgen dafür, dass sowohl die erste Zeile (Absenderadresse) als auch der Empfängerbereich gut ausgerichtet im Umschlag liegt.
Ein Hinweis: Die Deutsche Post schreibt vor, dass bei der Nutzung von Fensterbriefhüllen die Adresse von jedem Rand mind. 3 mm entfernt sein muss (siehe "Richtig adressieren"). Das ist mit den gewählten Einstellungen also gewährleistet.
5) Anschriftenfeld einfügen
Für die Umsetzung der Vorgaben der DIN im Anschriftenfeld entscheide ich mich für die Nutzung des "Einfachen Textfeldes" in Word unter Microsoft 365. Auch wenn der oberer Seitenrand schon die korrekt Position der Eingabemarke für die Anschrift hat, kann man mit dem Textfeld bestimmte Einstellungen setzen, die das Layout gut beeinflussen kann.
Ich fürge über das Register "Einfügen", Befehl "Textfeld" ein "Einfaches Textfeld" ein.
Das Textfeld wird mittem im Dokument eingefügt.
Im nächsten Schritt klicke ich auf den Rahmen des Textfeldes, wähle das Register "Formformat" und dort die weiteren Optioenn in der Gruppe "Größe" (siehe roter Pfeil in der Abbildung oben).
Im Diaog "Layout" des Textfeldes stelle ich im Register "Größe" für die Höhe "Absolut 4,5 cm" und für dei Breite "Absolut "8,5 cm" ein.
Hinweis: Die Option "Seitenverhältnis sperren" ist deaktivert.
Dann wechsle ich in das Register "Position".
Bei der "Position" stellt man die obere linke Ecke des Textfeldes milimetergenau ein.
Ich stelle die horizontale Position auf "Absolute Positon", "2,7 cm" rechts von "Seite" ein. Die vertikale Posistion auf "Absolute Position", "2,5 cm" unterhalb von "Seite".
Damit ist das Textfeld korrekt positioniert. Ich klicke auf "OK".
Die Höhe hat er mit in der aktuellen Word-Version jedoch nicht übernommen, die steht auf 2, 71 cm.
Diese kann ich über die Gruppe "Größe" des Registers "Formformat" jedoch korrigieren.
Das Textfeld ist nun korrekt positioniert.
Ich entferne den Beispieltext im Textfeld, den schwarzen Rahmen lasse ich zunächst bestehen, um das Feld zu beginn besser im Blick zu behalten. Den Rahmen entferne ich zum Schluss über den Befehl "Formkontur" des Registers "Formformat" vom Textfeld:
Doch wie bereits beschrieben, lasse ich den Rahmen erst mal sichtbar.
Parktisch weiter geht es im Kapitel 8. Ich schreibe nun ein wenig was zum Anschriftenfeld selbst.
6) Anzahl der Zeilen im Anschriftenfeld
Bevor es weiter geht hier eine Betrachtung zu den Zeieln im Anschriftenfeld:
Wie in der DIN 5008 nachzulesen ist, besteht das Anschriftenfeld aus insgesamt 11 Zeilen. Die ersten fünf Zeilen sind bezeichnet man als "Zusatz- und Vermerkzone mit ingetrierter Rücksendeadresse". Hier werden z. B. WARENSENDUNG, EINSCHREIBEN, BÜCHERSENDUNG und natürlich der Absender für die Rücksendung eingetragen. Die Höhe dieser fünf Zeile soll insgesamt 1,77 cm nicht überschreiten. Die Schriftgröße in diesem Bereich sollte damit bei max. 8 Pt. liegen.
Die Schriftfarbe der "Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeadresse" kann leich tabwechen, um die Empfägeradresse von dieser Zone besser zu unterscheiden.
Die nächsten sechs Zeilen sind für den Empfänger reserviert.
Da das Anschriftenfeld nur 4,5 cm hoch ist, muss man bei der Schriftgröße auch hier aufpassen. Das oben dargestellte Beispiel ist mit der Schriftgröße 10 Pt. und der Schriftart Arial geschrieben worden.
Hinweise zum Absender: Der Absender "Karl Muster ..." wurde in der Schriftart Arial, Schriftgröße 8 Pt. geschrieben. Zwischen Name, Straße , PLZ und Ort habe ich ein Sonderzeichen aus der Schriftart "Windings" ... Zeichencode 167 - kleines Quadrat ... eingefügt. Mehr zu den Sonderzeichen findet Ihr im Beitrag "Sonderzeichen unter Windows".
Aktiviert zur Kontrolle der Leerzeilen mal die "Absatzmarken und sonstigen Formatierungszeichen" (klickt auf das entsprechende Symbol ... siehe grüner Pfeil in der Abbildung oben).
Schaut euch den roten Pfeil einmal an. Das Lineal zeigt, dass ihr bei ca. 4 cm seid. D. h., 4 cm + 2,7 cm Seitenrand = 6,7 cm vom oberen Rand des DIN A4 Blattes entfernt sind. Bis zur Falzmarke (die bei 8,7 cm liegt) bleiben dann noch 2 cm.
Der obere Seitenrand beträgt 2,7 cm. Das Anschriftenfeld ist max. 4,5 cm hoch. Damit sollten wir bei 7,2 cm liegen. Da wir als Schriftart jedoch 8 Pt. und 10 Pt. genutzt haben, reduziert sich der Platzbedarf. Betrachten wir das mit verschiedenen Schriftgrößen.
Damit stehen die Anzahl der Zeilen im Anschriftenfeld erst mal fest. Schauen wir uns im nächsten Kapitel nochmal die Schriftgröße an.
6) Beispiele des Anschriftenfeldes in verschiedenen Schriftgrößen
Die folgenden Abbildungen zeigen das Anschriftenfeld in verschiedenen Schriftgrößen (wobei der Absender immer zwei Punkte kleiner geschrieben ist). Der rote Kasten um das Feld, soll das Sichtfenster darstellen, dass beim Briefumschlag DIN Lang 90 x 45 mm groß ist.
Bei 8 Pt. für die Rücksendeinformation (inkl. Zusatz- und Vorausverfügungszone), sowie 10 Pt. für den Empfänger (Adressat) sieht es gut aus. Alle passt in das Sichtfenster.
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Im folgenden Beispiel nutzen wir 9 Pt. für den oben Teil und 11 Pt. für den Empfänger passt auch noch alles. Die Rücksendeinformation (Absender) passt gerade noch so erein!
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Ab hier ist es dann vorbei. Der Absender rutscht bei Schriftgröße 10 Pt. schon aus dem Sichtbereich. Auch bei Empfängeranschrift würde bei Schriftgröße 12 Pt. die Zeile 6 nicht mehr sichtbar. Die Zeile 5 wird geht gerade noch so.
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Schriftgrößen 11 Pt. / 13 Pt. sind auch nicht ganz so schön. Die 5. und 6. Zeile der Empfängeranschrift ist komplett weg.
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Mit 12 Pt. / 14 Pt. ist nun alles nicht mehr im Rahmen. Das ist keine Option.
Auch 14 Pt. sind möglich, dann wird es aber Zeit, die fünf Leerzeilen für den Absender und die Postvermerke zu reduzieren. Weiterhin ist natürlich auf den Absender zu achten, da der Text - je größer die Schriftart gewählt wird - irgendwann aus dem Sichtfenster hinausragt.
Fazit - Die Schriftgröße im Anschriftenfeld darf nicht zu groß sein!
Die folgende Abbildung bringt die Bemaßung in den DIN Lang. Betrachtet die Maße 15 mm von unten bis zum Anschriftenfeld und die Höhe des Anschriftenfeldes beträgt 45 mm.
Die Falzmarke beim Typ A liegt bei 8,7 cm. Damit ist bei der Schriftart Arial mit 12 Pt. Schriftgröße das Maximum erreicht! Würdet Ihr 13 bzw. 14 Pt. als Schriftgröße wählen, kommt der Bereich der Empfängeradresse aus dem Sichtfenster des Umschlages heraus.
Regel für die Empfängeranschrift: Nutzt 10, 11 oder 12 Punkte als Schriftgröße. Die oberste Zeile - und damit die Absenderadresse - macht Ihr zwei Punkte kleiner, als den Rest des Anschriftenfeldes. D. h., wenn Ihr 12 Pt. für die Empfängeradresse nutzt, wählt 10 Pt. für die erste Zeile (also die Absenderadresse). Die Absenderadresse ist zu Unterstreichen.
Einstellungen für diesen Workshop
Wie bereits Eingangs im Kapitel "3) Word vorbereiten" beschrieben, wird als Standardschriftgröße 10 Pt. in der Schriftart "Arial" eingesetzt. Weiterhin ist der Zeilenabstand auf "Einfach" zu setzen und der Abstand nach jedem Absatz auf 0 Pt.
8) Textfeld für Anschriften vorbereiten
Nun geht es praktisch weiter. Das Textfeld ist im Kapitel 5 positioniert worden. Nun schreibe ich in die Zeilen die Zalen 5 bis 1 und 1 bis 6.
Die ersten fünf Zeilen ändere ich in der Schriftgröße auf "8 Pt.". Die Ziffern nehmeich später wieder raus, es geht hier nur darum, die korrekte Schriftgröße einzustellen
Beim oberen Berich (Zusatz und Vermerkzone ...) ändere ich die Schriftfarbe in ein leichtes Grau.
Das Anschriftenfeld fülle ich dann mit Beispieldaten (die Zeilennummern lösche ich)
Damit ist das Anschriftenfeld dann fertig.
...
Der Textumbruch um das Anschriftenfeld ist auf "Quadrat" gestellt. Damit muss man ein paar mal die ENTER-Taste drücken, um unter das Textfeld zu kommen (wo der Betreff später steht.
Das nutze ich an dieser Stelle. Es gibt natürlich andere Möglichkeiten, ich entscheide mich hier für den Workshop tatsächlich für die ENTER-Tasten, um unter das Textfeld zu kommen.
Weitere Betrachtungen zum Anschriftenfeld folgen in den nächsten Kapitel.
9) Anschriftenfeld nach DIN 5008
Das Anschriftenfeld ist nun erst mal von der Schriftart und Größe festgelegt. Schauen wir uns nun den Inhalt der einzelnen Zeilen an.
Der obere Teil ist für die "Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeansagebe" (Zeilen 5 bis 1). Der untere Teil für die Empfängerangabe (Zeilen 1 bis 6).
Bei Auslandssendungen ist das Bestimmungsland in Großbuchstaben unter die Empfängeradresse zu schreiben. Nutzt hier den deutschen Namen des Landes, wenn Ihr einen Brief aus Deutschland ins Ausland sendet. Z. B. SPANIEN, statt ESPANJA oder ITALIEN statt ITALIA.
Die Deutsche Post hat hierzu eine gute Broschüre "Automatisationsfähige Briefsendungen" veröffentlicht.
Ortsteil nicht mehr nötig
In der Broschüre der Deutschen Post ist folgendes zu finden: Der Stadt- bzw. Ortsteil wird heute nicht mehr geschrieben, da die Postleitzahl und der Ort mittlerweile eindeutig sein sollten und auf den Ortsteil schließen lassen. Diejenigen, die den Ortsteil dennoch aufnehmen möchten, haben darauf zu achten, dass der Stadt- bzw. Ortsteil über den Straßennamen gesetzt wird.
Damit kommt der Orteil "Mauenheim" von Köln (wie in der Abbildung oben zu sehen) über die den Straßennamen "Neue Kemptener Str. 220".
10) Informationszeile oder Informationsblock
Die DIN 5008 beschreibt ab 2011 nur noch den Informationsblock, der rechts neben dem Anschriftenfeld platziert wird.
Da dieser Beitrag für Trainingszwecke gedacht ist und im Unterricht der Informationsblock durchgenommen wird, beschreibe ich hier im Beitrag die Informationszeile, die in den nächsten Jahren wohl in Vergessenheit geraten wird.
Die Informationszeile befindet sich - mit einer Leerzeile Abstand - unter dem Anschriftenfeld.
11) Informationszeile in Word mit Hilfe einer Tabelle einfügen
Bei der Schriftgröße 10 Pt. haben wir vor der Falzmarke noch 2 cm Platz. Den Platz können wir für den Informationsblock nutzen. Der Informationsblock besteht aus zwei Tabellenzeilen.
Die erste Zeile enthält Dinge wie: Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom | Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom | Telefon, Name und das Datum. In der zweiten Zeile werden dann die entsprechenden Daten eingetragen.
Hinweis: Die Abbildungen des Anschriftenfeldes entsprechen ab diesem Kapitel noch der alten DIN 5008/DIN676. Die Informationszeile wird jedoch nach dem selben Vorgehen eingefügt. Beachtet, dass der linke Seitenabstand heute bei 2,5 cm liegt (zuvor bei 2,41 cm).
Achtet auf die Bemaßung. Man kann das Ganze mit Hilfe von Tabulatoren lösen, doch ich selbst bevorzuge eine Tabelle mit zwei Zeilen und vier Spalten.
Nachdem die Tabelle eingefügt ist, sind die Spalten noch gleichmäßig verteilt. Die ersten drei Spalten sollten lt. DIN 676 (die seit dem Jahr 2011 in die DIN 5008 aufgenommen ist) genau 5,08 cm haben. Das lässt sich in Word prima über das Register "Layout" der Tabellentools einstellen.
Die letzte Spalte nutzt nur 3 cm Platz. Ein rechter Rand von mind. 0,81 cm muss übrig bleiben.
Die Schriftgröße in der ersten Zeile setze ich auf 8 Punkte. Die Schriftgröße in der zweiten Zeile bleibt bei den 11 bzw. 12 Punkten, die oben genutzt wurden.
Den schwarzen Rahmen der Tabelle entferne ich über den Befehl Rahmen und Schattierungen. Hierzu muss zunächst die gesamte Tabelle markiert werden, dann ein Klick auf den Befehl in der Symbolleiste. In der Liste ist dann der Punkt "Kein Rahmen" anzuklicken.
Im nächsten Schritt werden die Abstände vom Text zum Tabellenrand auf 0 gesetzt. Hierzu klicke ich auf das Symbol "Tabelleneigenschaften" unten rechts in der Gruppe Zellengröße (siehe roter Pfeil auf die 1). Im Dialog "Tabelleneigenschaften" öffne ich die Optionen (siehe roter Pfeil auf die 2).
Hier stelle ich die Standardbegrenzungen auf 0 und bestätige den Dialog mit OK. Ein letztes OK in den Tabelleneigenschaften und alles ist soweit eingestellt. Der Informationsblock kann ausgefüllt werden.
Damit Endet der Informationsblock noch vor der Falzmarke.
10) Der Aufbau des restlichen Schreibens
Der Rest des Briefes folgt ebenfalls ein paar Regeln. Sie wird nach dem Informationsblock zunächst durch zwei Leerzeilen getrennt der Betreff eingetragen.
Nach dem Betreff werden wieder zwei Leerzeilen gelassen. Es folgt die Begrüßung. Die Absatzmarken oben in der Abbildung zeigen, wie viele Leerzeilen wann zu setzen sind.
11) Schreiben als Vorlage abspeichern
Ist das Schreiben erst einmal DIN gerecht aufgesetzt, kann es als Vorlage gespeichert werden. Hierzu wählt Ihr unter "Datei" den Punkt "Speichern unter...".
Ändert den Dateityp von "Word-Dokument (*.docx)" auf "Word-Vorlage (*.dotx)". Word wechselt darauf sofort in das Verzeichnis "Benutzerdefinierte Office-Vorlagen" unter eurem Dokumente-Verzeichnis. Das ist das sogenannte "Vorlagenverzeichnis".
Nutzt als Dateiname "Briefkopf" und bestätigt dies dann über die Schaltfläche "Speichern". Damit ist die Vorlage gespeichert.
Die Vorlage kann geschlossen werden.
12) Neues Dokument auf der Basis dieser Vorlage öffnen
Wenn Ihr ein neues Dokument auf der Basis dieser Vorlage öffnen wollt, so müsst Ihr über Datei auf "Neu" und dort auf "Persönlich" gehen.
Wählt die Vorlage "Briefkopf" aus und klickt auf OK.
Das neue Dokument liegt nun vor euch. Ihr könnt es beliebig ändern, ohne an der zugrundeliegenden Vorlage etwas kaputt zu ändern. Es handelt sich bei diesem Dokument um eine exakte Kopie der Vorlage.
13) Das Erstellen neuer Dokument auf Basis der Vorlage automatisieren (Makros aufzeichnen)
Die Schritte zum Erstellen eines neuen Dokumentes auf der Basis der Vorlage lässt sich automatisieren und dann per Knopfdruck öffnen. Hierzu zeichnen wir jetzt ein Makro auf, dass genau die Schritte für uns festhält.
Die Makro-Aufzeichnung lässt sich über das Register "Ansicht", dort unter Makros "Makro aufzeichnen..." starten.
Alternativ ... Einwicklertools einblenden: Der Beitrag "Entwicklertools unter Word 2010 einblenden" beschreibt wie Ihr das Register "Entwicklertools" einbledet. Unter Word 2007 sind die Entwicklertools ebenfalls erst einzublenden. Dies wird in den Optionen erledigt (siehe auch "Makros mit Office Word 2007"). Bis Office Word 2003 sind die Makros über den Menüpunkt "Extras > Makros" zu erreichen.
Wir zeichnen nun ein Makro auf. Hierzu wechselt über das Menüband zu den Entwicklertools...
... und klickt auf Makros aufzeichnen.
Alternativ klickt im Register "Ansicht" auf "Makros > Makro aufzeichnen...".
Gebt dem Makro einen Namen (hier im Beispiel "Briefkopf") und evtl. eine Beschreibung. Dann klickt auf OK um die "Aufzeichnung" zu starten.
Man erkennt das an der "Kassette", die an dem Mauspfeil angeheftet ist. Alle Klicks, die nun folgen, werden 1:1 aufgezeichnet. Also öffnen wir nun wieder ein neues Dokument auf Basis der Vorlage "Briefkopf.dotx". Hierzu klicke ich auf "Datei > Neu > Persönlich" ...
... und wähle die Vorlage "Briefkopf.dotx" aus.
14) Makroaufzeichnung stoppen
Über das Register "Ansicht" lässt sich unter Makros die Aufzeichnung beenden.
Das Makro ist aufgezeichnet.
Makros könnt Ihr im Nachhinein über den Befehl "Makros anzeigen" (aus dem Register "Ansicht", Befehl Makros) ausführen.
Doch das ist nicht gerade eine Erleichterung.
15) Menüband anpassen - Makros per Befehlsschaltfläche ausführen
Viel schöner ist es, dass man Makros als Befehlsschaltfläche in das Menüband legen kann. Hierzu öffnet Ihr über "Datei > Optionen" den Dialog "Word-Optionen".
Wechselt im Bereich "Befehel auswählen" auf "Makros".
Im Bereich "Menüband anpassen" erstellen wir erst mal eine neue Gruppe. Achtet vor dem Klick auf die Schaltfläche (blauer gestrichelter Pfeil) darauf, dass Ihr die Registerkarte "Start" ausgewählt habt. Ein Klick auf "Neue Gruppe" legt in auf dem Register "Start" ...
... eine "Neue Gruppe (Benutzerdefiniert)" an. Klickt dann auf "Umbenennen".
Ich vergebe den Namen "Vorlagen".
Im Bereich "Befehle auswählen" stellt "Makros" ein (blauer gestrichelter Pfeil). Es erscheint sofort unser Makro (Normal.NewMakros.Briefkopf). Rechts in den Registerkarten wähle ich meine neue Gruppe "Vorlagen" aus und klicke auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
Dadurch wird das Makro in die Gruppe kopiert. ich klicke auf "Umbenennen" (blauer gestrichelter Pfeil) ...
... vergebe den Namen "Briefkopf" und wähle als Symbol das "Orange Rechteck".
Nun passe ich die Position der Gruppe noch an, in dem ich die Gruppe an ihrem Namen bei gedrückter linken Maustaste nach oben ziehe.
Dann schließe ich den Dialog "Word-Optionen" über die Schaltfläche OK.
Prima. Im Menüband ist nun eine Gruppe Vorlagen. In der Gruppe ist die Befehlsschaltfläche "Briefkopf". Ein Klick auf die Schaltfläche ...
... und mein Dokument auf der Basis der Vorlage Briefkopf ist vor mir. Das erleichtert die Arbeit wirklich. Das neue Anschreiben ist nur noch einen Klick entfernt. Schneller geht es kaum noch.
16) Ein paar Gedanken zur Position der Empfängeradresse
In einem Kurs kam die Frage auf: "Wenn man nun statt des DIN Lang einen C4 Umschlag verwendet, dann liegt doch die Empfängeradresse bei der ein oder anderen Form außerhalb des Sichtfensters, oder?"
Antwort: Nur geringfügig! Bei der Form A wird der obere Teil des Anschriftenfeldes (die ersten 5 Zeilen) abgeschnitten ...siehe Abbildung links. DIN C4 Umschlägen haben ein Sichtfenster von 55 x 90 mm (siehe Amazon oder Beitrag "Briefumschlag" auf Wikipedia). Weiterhin beträgt der Abstand vom oberen Umschlagsrand des C4 bis zum Sichtfenster 57 mm. 
Die Höhe des C4 Umschlages beträgt 32,4 cm. DIN A4 hat nur 29,7 cm.
Wenn das DIN A4 Papier unten aufliegt, sind nach oben 2 cm Platz und der untere Teil des Anschriftenfeldes (Zeilen 5 und 6 ... in dem z. B. das Land steht) ist nicht mehr sichtbar.
Wenn es oben anliegt, sind nach unten 2 cm Platz und bei der Form A ist im oberen Teil des Anschriftefeldes die Zeilen 5-3 nicht mehr sichtbar. Das sollte jedoch für Standardsendungen OK sein.
Die Form B passt rein, die Form A macht ggf. Probleme.
Da das DIN A4-Papier innen wahrscheinlich nicht genau oben und nicht genau unten aufsitzt, liegt die Empfängeranschrift in der Regel im sichtbaren Bereich, doch gerade der Absender wird nicht mehr sichtbar sein.
Ihr solltet somit die Form B für die C4 Umschläge nutzen. Das sollte keine Probleme machen. Allerdings bin ich mir nicht sicher, ob es nicht doch C4 Umschläge gibt, die evtl. ein größeres Sichtfenster haben und damit auch der Typ A geeignet ist. Probiert es am besten einmal aus.
Einen Hinweis möchte ich noch bringen: Die Informationen zum Geschäftsbrief und die Zusammenhänge mit der DIN 5008 beschreibt auch das Buch von Wilfried Fuchs "Die neue DIN 5008:2020". Weiterhin gibt es gute Bücher für "Sekretärinnen".
Wenn Ihr weitere Bücher kennt und gute Erfahrungen damit gemacht habt, hinterlasst doch einen Kommentar unterhalb dieses Beitrags.
Wie eure Vorlage aussieht, oder welche Dinge Ihr mit Hilfe von Makros automatisiert bleibt eurer Phantasie überlassen. Der Workshop sollte zeigen, wie man Vorlagen erstellt und diese mit Hilfe von Makros in das Menüband bringt. Ich hoffe es hat ein wenig "Spaß" gemacht und wünsche euch noch viele Ideen auf der Grundlage dieses Workshops.
ENDE DES WORKSHOPS
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