Durch das Aktivieren der Schaltfläche "Änderungen nachverfolgen" im Register "Überprüfen", können Sie ab sofort erkennen, wo welche Änderungen im Dokument gemacht wurden.
Löschungen werden rot und durchgestrichen dargestellt. Eingefügt Worte oder Buchstaben werden rot unterstrichen dargestellt.
Änderungen annehmen oder verwerfen
Das Dokument kann nach dem Aktivieren der Option z. B. per E-Mail von einem zum anderen gereicht werden. Das Dokument merkt sich nun alle Änderungen, die die Bearbeiter vornehmen. Zum Schluss landet es ggf. wieder bei Ihnen.
Nun können Sie über die Gruppe "Änderungen" im Register "Überprüfen" von einer Änderung zur nächsten springen...
... und entscheiden, ob Sie diese Änderung "Annehmen" wollen oder ob diese "abgelehnt" wird. Mit den Schaltflächen "Weiter" und "Zurück" können Sie zwischen den Änderungen hin und her bewegen.
Verschiedene Blickwinkel
Um sich das Dokument nochmals im Ursprungszustand anzusehen, können Sie das Drop-Down-Feld "Für Überarbeitung anzeigen" nutzen.
Wählen Sie "Original" um zu sehen, wie das Dokument urspünglich aussah. Wählen Sie "Abgeschlossen" um zu sehen, wie das Dokument aussehen würde, wenn alle Änderungen übernommen würden.
ACHTUNG: Nur durch das Ändern der Ansicht passiert im Dokument nichts! Die Änderungen bleiben alle enthalten, solange bis Sie alle Änderungen angenommen bzw. abgelehnt haben.
{xtypo_info}Die Standadeinstellung steht in Word 2010 auf "Abgeschlossen: Markups anzeigen". Achten Sie vor der Weitergabe von Dokumenten darauf, dass alle Änderungen abgeschlossen sind. Anderenfalls geben Sie ggf. Dokument weiter, in denen noch Änderungen sichtbar sind! Sie können sicher sein, dass bei Ihren Kunden die Einstellung "Abgeschlossen: Markups anzeigen" aktiv ist. Es wäre nicht die erste Rechnung, in der noch die vorherigen Kundennamen und die vorherigen Preise sichtbar sind.{/xtypo_info}
Schließen Sie das Dokument also erst ab, indem Sie die Änderungen annehmen bzw. ablehnen und dann die Option "Änderungen nachverfolgen" deaktivieren. Senden Sie das Angebot am besten als PDF-Datei, falls das nicht möglich ist, nutzen Sie ggf. noch den Punkt Datei > Information > Auf Probleme prüfen > Dokument prüfen um zu erkennen, ob noch etwas im Dokument enthalten ist, was der Empfänger nicht sehen soll.
Änderungen nachverfolgen deaktivieren
Haben Sie zum Schluss alle Änderungen betrachtet und entsprechen "angenommen" bzw. "abgelehnt", können Sie die Opiton "Änderungen nachverfolgen" wieder deaktivieren. Damit werden ab sofort keine Änderungen mehr protokolliert.
Information in der Statusleiste
Wer öfter mit dieser Technik arbeitet, kann sich in der Statusleiste einblenden lassen, ob beim aktuellen Dokument das "Änderungen nachverfolgen" ein- oder ausgeschaltet ist.
Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste in Word und wählen sie den Punkt "Änderungen nachverfolgen" im Kontextmenü aus. Damit wird in der Statusleiste diese Information sichtbar.
Mit einem Klick auf diese Fläche können Sie ab sofort die Option aktivieren / deaktivieren.
ENDE DES WORKSHOPS
Weitere Informationen zum Thema "Änderungen verfolgen" im Internet
EDV Workshops
Office im Büroalltag