Makros für den Ausdruck

Mit Hilfe von Makros lassen sich gerade in Microsoft Office Word Ausdrucke effektiver gestalten. So können Sie über Makros mit einem Klick bestimmen, über welchen Schacht das Dokument gedruckt werden soll. Voraussetzung dafür ist, dass Sie einen Drucker im Zugriff haben, der über mind. zwei Kassetten (Papierfächer) verfügt.

Im Beispiel nehme ich an, dass Ihr Drucker in der ersten Kassette (in der Abbildung türkis dargestellt) weißes Papier haben. In der zweiten Kassete (unteres Papierfach) sollen Kopfbögen beheimatet sein.

Der folgende Weg wurde mit Word 2003 aufgezeichnet, funktioniert so aber auch in den früheren Versionen. Das Prinzip ist im Office 2007 natürlich das selbe.

Starten wir in Word. Klicken Sie in Office Word 2003 im Menü Extras auf "Makros - Aufzeichnen".

Es erscheint der Dialog "Makros aufzeichnen..."

Vergeben Sie einen sprechenden Namen für das Makro (bitte keine Leerzeichen, Umlaute oder ß nutzen). Weiterhin können Sie noch eine Beschreibung eingeben. Wenn das geschehen ist, klicken Sie auf OK.

Der Aufzeichnen-Modus ist gestartet. Es öffnet sich die Symbolleiste "Aufzeichnung beenden" mit den Schaltflächen für "Aufzeichnung beenden" und "Aufzeichnung anhalten". Alles, was Sie ab jetzt tun, wird später wieder ausgeführt, wenn Sie das Makro starten. Gehen wir nun zur Druckvorbereitung über.

Klicken Sie auf "Datei - Seite einrichten...".

Im Register "Format" wählen Sie "Cassette 2" für die erste Seite (d.h. die erste Seite des Dokumentes wird aus der Kassette 2 ... also dem Schacht mit den Kopfbögen ... gezogen) und für die "restlichen Seiten" wählen Sie die "Cassette 1".

{xtypo_info}Die Namen für die Schächte hängen vom Druckertreiber ab. Hier steht "Cassette 1". Dort könnte genau so gut "Kassette 1" oder "Schacht 1" oder ähnliches stehen. Jeder Hersteller kann den Schacht nennen wie er will.{/xtypo_info}

Schließen Sie den Dialog mit einem Klick auf OK.

Noch in der Aufzeichnung des Makros müssen Sie den Druckvorgang einmal durchführen. Daher klicken Sie auf "Datei - Drucken".

Hier dann auf OK klicken. Das Dokument wird wie gewollt gedruckt. Die erste Seite wird auf dem Kopfbogen gedruckt, der Rest kommt auf weißem Papier heraus.

Die Aufzeichnung kann nun beendet werden. Klicken Sie in der entsprechenden Symbolleiste auf "Aufzeichnung beenden".

Im nächsten Schritt muss das Makro als Schaltfläche in die Symbolleiste neben dem Druck-Symbol platziert werden. Öffnen Sie über das Menü Extras den Dialog Anpassen.

Im Register "Befehle" wählen Sie die Kategorie "Makros". Hier ist derzeit nur das gerade aufgezeichnete Makro drin (Normal.NewMacros.DruckKopf). Ziehen Sie das Makro bei gedrückter Maustaste aus dem Dialog direkt oben in die Symbolleiste neben das Druck-Symbol. Lassen Sie es dort fallen.

Das Makro wird nun als Text dargestellt.

ACHTUNG: Der Dialog "Anpassen" muss geöffnet bleiben, um die nächsten Schritte durchzuführen!

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text in der Symbolleiste und ändern Sie den "Namen" des Makros direkt im Kontextmenü ab (ich habe hier das "Normal.NewMacros." vor dem DruckKopf einfach gelöscht, so dass nur noch "DruckKopf" dort steht).

Anschließend wählen Sie die Option "Standard" im Kontextmenü (also ggf. nochmal mit der rechten Maustaste auf das Makro "DruckKopf" klicken, dann Standard auswählen).

Es erscheint das "hübsche" Symbol des Makros. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das Symbol des Druckers!

Wählen Sie im Kontextmenü über dem Symbol "Drucker" den Punkt "Schaltflächenbild kopieren" (wir klauen uns das Symbol des Druckers für unsere Schaltfläche).

Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol des Makros und wählen dort "Schaltflächensymbol einfügen".

Damit hat auch unser Makro das selbe Symbol.

Ein weiterer Rechtsklick auf unser neues Symbol ... nun können wir über den Menüpunkt "Schaltflächensymbol bearbeiten..." ...

... das Symbol des Druckers etwas modifizieren. Ich selbst nutze die Farbe Schwarz, um ein kleines K oben rechts in das Druckersymbol zu bringen (das soll auf Kopfbogen hindeuten). Probieren Sie kurz, wie man mit dem Schaltflächen-Editor umgeht. Klicken Sie anschließend auf OK.

Damit ist das Makro platziert und eine wunderschöne Schaltlfäche wird zukünftig unsere Dokument so ausdrucken, wie wir es hier aufgezeichnet haben. Schließen Sie den Dialog Anpassen und probieren Sie es aus.

Öffenen Sie ggf. ein neues Dokument und klicken sie auf die Schaltfläche "DruckKopf".

Im nächsten Schritt zeichnen Sie gleich ein weiteres Makro auf, in dem Sie die Seiteneinrichtung allerdings wie folgt einrichten:

Sowohl die erste Seite, als auch die restlichen Seiten sollen aus der Cassette 1 (weißes Papier) gezogen werden. Das Makro könnte man dann als "DruckWeiss" oder "DruckKassette1" speichern und in die Symbolleiste legen.

Das Ergebnis könnte dann wie hier aussehen. Der "Standarddrucker" neben dem "DruckKopf" und daneben das Symbol für "DruckKassette1".

Nun könnte man noch weitere Makros angehen. Ggf. für den Farblaserdrucker draußen auf dem Flur oder für den Kopierer im Gang usw., usw.

ENDE DES WORKSHOPS