Werden Dokumente öfter im selben Layout benötigt, z. B. Briefköpfe, Tagesordnungen, Memos oder auch Handbücher die immer den selben Aufbau haben sollen, so können Sie ein fertig gestaltetes Dokument auch als Vorlage speichern. Der Vorteil: Beim nächsten Mal können Sie einfach ein neues Dokument auf der Basis dieser Vorlage erstellen.

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Einführung

Im Standard werden neue Dokumente über die Office Schaltfläche – Neu …

… Leeres Dokument erstellt.

Word öffnet dann ein neues Dokument (hier unter dem Standardnamen „Dokument 4“, weil ich bereits das vierte Dokument seit dem öffnen von Word erzeugt habe) auf der Basis der Dokumentvorlage „Normal.dotm“. In dieser Dokumentvorlage sind die Standardeinstellungen für „Leere Dokumente“ hinterlegt.

{xtypo_info}Anmerkung: In der Normal.dotm können Makros enthalten sein. Daher die Endung dotm. In der Regel werden Sie bei Ihren Vorlagen keine Makros hinterlegen. Sie werden als Endung dotx nutzen, was bedeutet, dass es sich um eine Vorlage ohne Makrocode handelt.{/xtypo_info}

Z. B. wird dort hinterlegt, in welcher Schriftart und –größe ein Dokument beim Starten von Word haben soll. Hier werden auch Seitenränder, -ausrichtung und –format bestimmt.

Bezug nehmen kann man auf diese Vorlagen, in dem Sie z. B. die Schrift formatieren. Öffnen Sie den Dialog „Schriftart“.

Wählen Sie die Schriftart, mit der Word bei „Leere Dokumenten“ sofort zeigen soll. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Standard…“.

Es erscheint der Dialog „Microsoft Office Word“ mit der Frage, ob die neue Schriftart „Tahoma“ in als Standardschrift in die Normal.dotm“ gesetzt werden soll. Antworten Sie mit „Ja“, so werden zukünftig alle „Leeren Dokumente“ mit „Tahoma“ geöffnet.

Zur Information: Die Standardschriftart nach der Installation von Office Word 2007 ist „Calibri“.

Die Schaltfläche „Standard“ finden Sie in einigen Dialogen. So z. B. im Dialog „Absatz“.

Oder auch im Dialog „Seite einrichten“.

Die Schaltfläche „Standard“ bezieht sich jeweils auf die Einstellungen, die in der „Normal.dotm“ stehen.

Eigene Dokumentvorlagen erstellen

Haben Sie erst einmal ein eigenes Dokument erstellt (z. B. einen Briefkopf), das Sie ständig wieder verwenden wollen, so sollten Sie dieses Dokument als „Dokumentvorlage“ für die zukünftigen Briefe speichern.

Im Beispiel habe ich einen Briefkopf der Firma „Willi Winzig AG“ erfunden.

Dieses Dokument soll die Vorlage für alle unserer zukünftigen Briefe werden. Um ein normales Dokument zu einer Vorlage zu machen, klicken Sie wie gewohnt auf die Office-Schaltfläche, dann auf Speichern unter …

…, hier kann auf „Word-Vorlage“ geklickt werden. 

Es ist aber auch möglich auf die nach dem direkten Klick auf „Speichern unter“ …

Auf „Vertrauenswürdige Vorlagen“ zu klicken (links in der Ordnerliste) und dann den Dateityp auf „Word-Vorlage (*.dotx)“  umzuschalten. Dann ist man an der selben Stelle.

Ich nenne die Dokumentvorlage „Briefkopf.dotx“ und klicke auf „Speichern“.

Das Dokument wurde nun als Dokumentvorlage gespeichert. Sie können das Dokument schließen.

Öffnen einer eigenen Dokumentvorlage

Öffnen Sie Word …

… und klicken Sie auf die Office-Schaltfläche. Dort auf den Menüpunkt „Neu…“.

Wählen Sie in Vorlagen den Bereich „Meine Vorlagen…“.

Im Dialog „Neu“ können Sie nun die zuvor erzeugt Vorlage „Briefkopf.dotx“ auswählen. Klicken Sie dann auf OK.

Word öffnet daraufhin ein neues Dokument (bei mir mittlerweile das Dokument6) auf der Basis der Vorlage „Briefkopf.dotx“. Dieses Dokument können Sie nun nach Belieben verändern, drucken und speichern.  Die Vorlage wird dadurch nicht verändert.

Ein Dokument ist also eine Kopie von einer Vorlage!

Eine leeres Dokument ist eine Kopie von der Vorlage „Normal.dotm“. Der gerade erzeugt Brief ist eine Kopie der Vorlage „Briefkopf.dotx“.

Verändern von vorhandenen Dokumentvorlagen

Möchten Sie eine eigene Dokumentvorlage verändern, so öffnen Sie ein neues Dokument auf der Basis dieser Vorlage, wie zuvor bereits gesehen. Nehmen Sie die Veränderung vor und speichern Sie das Dokument als Dokumentvorlage wie im Kapital zuvor beschrieben. Sie überschreiben damit die alte Vorlage. Zukünftig können Sie dann mit der geänderten Vorlage arbeiten.

Dokumente, die zuvor mit der alten Vorlage erzeugt wurden, sind von der Änderung der Vorlage nicht mehr betroffen!

Speicherort der Dokumentvorlagen

Die eigenen Dokumentvorlagen werden in einem Ordner auf der Festplatte abgelegt. Alle Vorlagen, die in diesem Ordner gespeichert werden gelten automatisch als „vertrauenswürdige“ Vorlage. Makrocode, in den Vorlagen enthalten sind, würden automatisch ausgeführt.

Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und wählen Sie die Schaltfläche „Word-Optionen“.

Unter „Erweitert“ finden Sie ganz unten die Schaltfläche „Dateispeicherorte…“.

Unter „Benutzervorlagen“ wird das Verzeichnis Ihrer persönlichen Vorlagen angegeben. Sollten Sie in Firmennetzwerk mit anderen die selben Vorlagen nutzen wollen, so können Sie die Dokumentvorlagen auch auf dem Server im Netzwerk speichern und unter „Arbeitsgruppenvorlagen“ den Speicherort im Netzwerk angeben. Damit können alle die selben Vorlagen nutzen.

ENDE DES WORKSHOPS