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Schneller Arbeiten mit Word - Briefkopf als Vorlage

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Der Brief beginnt damit, dass ich die Empfängeranschrift eintrage, den Betreff setze, die Begrüßung anpasse und dann mit dem eigentlichen Inhalt starte. Was immer gleich bleibt, ist der Aufbau. Nach dem "falzen" des Briefes sollte die Empfängeranschrift an der Stelle stehen, an der sich das Sichtfenster des Umschlages befindet.

Dieser Beitrag soll zeigen, wie ein Geschäftsbrief nach DIN aufgebaut ist, wie der Aufbau mit Microsoft Office Word erledigt wird und letztlich, wie man per "Knopfdruck" einen neuen leeren DIN gerechten Geschäftsbrief vor sich hat. Dauer für den Workshop: Ca. 45 Minuten.

Bitte beachten Sie, dass dieser Beitrag veraltet ist. Ein überarbeiteter Beitrag, der an Änderungen der DIN 5008 vom April 2011 angepasst wurde, ist unter "Schneller Arbeiten mit Word - Briefkopf als Vorlage nach DIN 5008:2011" zu finden.

 

Die nötigen DIN-Normen für den Geschäftsbrief

Standard Briefumschlag DIN Lang

Die Maße des Umschlages DIN Lang sind genormt. Klar, durch das Deutsche Institut für Normung (kurz DIN). Die DIN 476 beschreibt die einzelnen Papier- und Umschlagsformate (siehe Wikipedia).

Neben den Normen für das Papierformat und die Umschläge, sollte jeder, der Geschäftsbriefe schreibt, auch die Normen 5008 und 676 kennen. In der DIN 5008 steht z. B. drin, wie man Telefonnummern, Währungsbeträge, Bankleitzahlen schreibt oder was man bei Hervorhebungen und Gliederungen beachten sollte. Doch das wichtigste für diesen Beitrag: Die DIN 5008 beschreibt, wie das Anschriftenfeld für den Empfänger gefüllt werden soll.

Eine gute Zusammenfassung der DIN 5008 bietet die Seite "DIN 5008 - Tastschreiben lernen am Computer". Hier ist alles aktuell und übersichtlich dargestellt. Schaut da unbedingt einmal rein.

Die DIN 676 beschreibt den Aufbau des Geschäftsbriefes anhand von Maßen in Millimetern, so dass man mit dem eigenen Textverarbeitungsprogramm die Empfängeranschrift, den Informationsblock und auch den Betreff exakt dort positionieren kann, wo er sein sollte. Die DIN 676 beschreibt dabei zwei Typen von Geschäftsbriefen. Den Typ A und den Typ B.

Geschäftsbrief nach DIN 676 - Typ A       Geschäftsbrief nach DIN 676 - Typ B

Der Unterschied liegt in der zur Verfügung stehenden Größe für den Briefkopf. Beim Typ B hat man mehr Platz für Logos und Informationen zum Absender, als beim Typ A. Achtet bei den Typen mal auf die Abstände der Falzmarken (klickt die Brieftypen an, um sie zu vergrößern und die Maße besser lesen zu können).

Wie man Loch- und Falzmarken mit Hilfe von Word exakt Positioniert zeigt der Workshop "Loch- und Falzmarken mit Word 2003 und 2007 erstellen", den Ihr später auch mal durchlesen solltet.

Beim Typ A liegt die erste Falzmarke 8,7 cm vom oberen Seitenrand entfernt, beim Typ B 10,5 cm. Durch das Falzen an diesen unterschiedlichen Stellen, liegt der Bereich der Empfängeradresse immer an derselben Stelle.

din-676-typ-a-gefalzt   Brief nach DIN 676 - Typ B gefalzt

Ein paar Gedanken zur Position der Empfängeradresse: In einem Kurs kam die Frage auf: "Wenn man nun statt des DIN Lang einen C4 Umschlag verwendet, dann liegt doch die Empfängeradresse bei dem einen oder anderen Typ außerhalb des Sichtfensters, oder?"

Brief DIN 676 Typ A passt nicht in C4

Antwort: Ja! Beim Typ A wird der Absender abgechnitten ...siehe Abbildung links. DIN C4 Umschlägen haben ein Sichtfenster von 55 x 90 mm (siehe Amazon oder Beitrag "Briefumschlag" auf Wikipedia). Weiterhin beträgt der Abstand vom oberen Umschlagsrand des C4 bis zum Sichtfenster 57 mm. DIN C4 mit Fenster - Maße

Die Höhe des C4 Umschlages beträgt 32,4 cm. DIN A4 hat nur 29,7 cm. Wenn das DIN A4 Papier unten aufliegt, sind nach oben 2 cm Platz und der obenre Teil des Anschriftenfeldes (in dem die Absenderangaben stehen) ist nicht mehr sichtbar. Wenn es oben anliegt, sind nach unten 2 cm Platz und beim Typ A ist noch weniger vom Anschriftenfeld sichtbar.

Der Typ B passt rein, der Typ A macht Probleme.

Da das Din A4 Papier innen wahrscheinlich nicht genau oben und nicht genau unten aufsitzt, liegt die Empfängeranschrift in der Regel im sichtbaren Bereich, doch gerade der Absender wird nicht mehr sichtbar sein. Die Deutsche Post könnte den Versandt eines solchen Briefes verweigern.

Ihr könnt somit ausschließlich Typ B für die C4 Umschläge nutzen. Das sollte keine Probleme machen. Allerdings bin ich mir nicht sicher, ob es nicht doch C4 Umschläge gibt, die evtl. ein größeres Sichtfenster haben und damit auch der Typ A geeignet ist. Probiert es am besten einmal aus.

Einen Hinweis möchte ich noch bringen: Die Informationen zum Geschäftsbrief nach DIN 676 und die Zusammenhänge mit der DIN 5008 beschreibt auch das Buch vom Beuth-Verlag "Büro und Verwaltung - Normen für Papiere, Briefe, Textverarbeitung und Bürobedarf". Dort ist für ca. 146,00 € alles zusammengetragen, was an Normen im Büroalltag benötigt wird. Weiterhin gibt es gute Bücher für "Sekretärinnen". Wer nicht so viel Geld ausgeben möchte findet schon einiges in dem Band "Der Geschäftsbrief: Gestaltung von Schriftstücken nach DIN 5008:2005, DIN 5009, DIN 676 u. a.", ebenfalls vom Beuth-Verlag für 19,80 €.

Wenn Ihr weitere Bücher kennt und gute Erfahrungen damit gemacht habt, hinterlasst doch einen Kommentar unterhalb dieses Beitrags.

 

Erstellen der DIN 676 Vorlage (Typ A) mit Hilfe von Microsoft Office Word

Kommen wir nun zur Praxis. Alle DIN Vorschriften, egal ob die von der DIN 5008 oder von der DIN 676 her rühren, müssen nun irgendwie in das Word-Dokument, das später als Vorlage für unsere zukünftigen Briefe dienen soll. Wo fangen wir an? Starten wir mit dem oberen Seitenrand bei den Briefen. Betrachtet dafür den Typ A einmal genauer.

Da die Empfängeranschrift genau bei 2,5 cm vom oberen Seitenrand anfangen soll, müssen wir beim Typ A eigentlich nichts tun. Microsoft Office Word hat von Haus aus einen oberen Seitenrand von 2,5 cm. Schaut euch die Einstellung des oberen Seitenrandes über "Datei - Seite einrichten" (bis Word 2003) bzw. über das Register "Seitenlayout" dort über den Befehl "Seitenränder > Benutzerdefinierte Seitenränder" an.

Office Word 2010 - Einstellen der Seitenränder

Beim oberen Seitenrand sollten 2,5 cm eingetragen sein. Den linken Seitenrand stellt Ihr auf 2,41 cm. Das ist der Rand, der lt. DIN 676 eingehalten werden sollte. Der rechte Seitenrand muss mind. 0,81 cm betragen allerdings könnt ihr den Rest der Einstellungen auch so übernehmen.

Tatsächlich beginnt das Feld für die Empfängeranschrift 2 cm vom linken Seitenrand. Betrachten wir einen Briefumschlag DIN Lang, in den der Brief gefalzt eingesteckt wurde.

Anschrift im Briefumschlag DIN Lang mit Fenster

Damit die Anschrift auf jeden Fall gut sichtbar ist, werden 2,41 cm linker Seitenrand eingestellt. Damit ist noch ein wenig Platz vom Beginn des Sichtfensters zur Anschrift. Die restlichen Maße sorgen dafür, dass sowohl die erste Zeile (Absenderadresse) als auch der Empfängerbereich gut ausgerichtet im Umschlag liegt.

Ein Hinweis: Die Deutsche Post schreibt vor, dass bei der Nutzung von Fensterbriefhüllen die Adresse von jedem Rand mind. 3 mm entfernt sein muss (siehe "Richtig adressieren").

 

Anzahl der Zeilen im Anschriftenfeld

Wie in der DIN 5008 nachzulesen ist, besteht das Anschriftenfeld aus insgesamt 10 Zeilen. In der ersten Zeile wird der Absender eingetragen. Die höhe dieser Zeile soll 0,5 cm sein. Gefolgt wird der Absender von drei Zeilen, die für Postvermerke vorgesehen sind (z. B. WARENSENDUNG, EINSCHREIBEN, BÜCHERSENDUNG, usw.). Die nächsten sechs Zeilen für den Empfänger. Da das Anschriftenfeld nur 4,5 cm hoch ist muss man bei der Schriftgröße aufpassen. Das folgende Beispiel ist mit der Schriftgröße 12 pt und der Schriftart Arial geschrieben worden (Der Absender "Karl Muster ..." wurde in Arial, 10 pt geschrieben).

Word - Anschriftenfeld einrichten

Aktiviert zur Kontrolle der Leerzeilen mal die "Absatzmarken und sonstigen Formatierungszeichen" (klick auf das entsprechende Symbol ... siehe grüner Pfeil in der obigen Abbildung oben).

Die erste Zeile ist der Absender. Die einzelnen Adressfelder (Name, Straße und PLZ/Ort) habe ich durch ein Sonderzeichen (hier ein kleines Quadrat) getrennt. Die kleinen Punkte symbolisieren nur die Leerzeichen und sind wieder weg, sobald Ihr die "Absatzmarken und sonstigen Formatierungszeichen" wieder ausblendet (Symbol auf das der grüne Pfeil in der obigen Abbildung zeigt).

Dann habe ich drei Leerzeilen gelassen, da hier kein Postvermerk vorkommen soll.

Ab der nächsten Zeile beginnt dann die Empfängeranschrift. Die Empfängeranschrift kann bis max. 6 Zeilen haben (daher habe ich nach dem Ort zwei weitere Leerzeilen eingefügt). Schaut euch den roten Pfeil einmal an. Das Lineal zeigt, dass ihr bei ca. 4,8 cm seid. D. h. 4,8 cm + 2,5 cm Seitenrand = 7,3 vom oberen Rand des DIN A4 Blattes entfernt sind. Bis zur Falzmarke (die bei 8,7 cm liegt) bleiben dann noch 1,4 cm.

Die folgenden Abbildungen zeigen das Anschriftenfeld in verschiedenen Schriftgrößen (wobei der Absender immer zwei Punkte kleiner geschrieben ist). Der rote Kasten um das Feld, soll das Sichtfenster darstellen, dass beim Briefumschlag DIN Lang 90 x 45 mm groß ist.

din5008 anschriften 10pt

din5008 anschriften 11pt

din5008 anschriften 12pt

din5008 anschriften 13pt

din5008 anschriften 14pt

Auch 14 pt sind möglich, dann wird es aber Zeit, die drei Leerzeilen für die Postvermerke zu reduzieren. Weiterhin ist natürlich auf den Absender zu achten, da der Text - je größer die Schriftart gewählt wird - irgendwann aus dem Sichtfenster hinausragt.

Hier einmal eine Abbildung mit den Informationen zum Anschriftenfeld nach DIN 5008:

Anschriftenfeld nach DIN 5008

Bei Auslandssendungen ist das Bestimmungsland in Großbuchstaben unter die Empfängeradresse zu schreiben. Nutzt hier den deutschen Namen des Landes, wenn Ihr einen Brief aus Deutschland ins Ausland sendet. Z. B. SPANIEN, statt ESPANJA oder ITALIEN statt ITALIA.

Broschüre der Deutschen Post - Automatisationsfähige Briefsendungen

Die Deutsche Post hat hierzu eine gute Broschüre "Automatisationsfähige Briefsendungen" veröffentlicht. Dort ist folgendes zu finden:

Ortsteil oder Stadtteil wird über die Straße geschrieben

Der Stadt- bzw. Ortsteil wird heute eigentlich nicht mehr geschrieben. Diejenigen die es dennoch machen möchten, haben darauf zu achten, dass der Stadt- bzw. Ortsteil über den Straßennamen gesetzt wird.

Wie man das Lineal ab Word 2007 ein- und ausblendet beschreibt der Beitrag "Das Lineal und seine Funktionen in Microsoft Office Word".

 

Informationsblock in Word mit Hilfe einer Tabelle einfügen

Den Platz - die 1,4 cm - können wir für den Informationsblock nutzen. Der Informationsblock besteht aus zwei Zeilen.

Informationsblock im Brief nach DIN 676 Typ A

Die erste Zeile enthält Dinge wie: Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom | Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom | Telefon, Name und das Datum. In der zweiten Zeile werden dann die entsprechenden Daten eingetragen.

Achtet auf die Bemaßung. Man kann das Ganze mit Hilfe von Tabulatoren lösen, doch ich selbst bevorzuge eine Tabelle mit zwei Zeilen und vier Spalten.

Informationsblock mit Hilfe einer Word-Tabelle einfügen

Nachdem die Tabelle eingefügt ist, sind die Spalten noch gleichmäßig verteilt. Die ersten drei Spalten müssen lt. DIN 676 genau 5,08 cm haben. Das lässt sich in Word 2010 prima über das Register "Layout" einstellen.

Informationsblock mit Hilfe einer Word-Tabelle einfügen

Die letzte Spalte nutzt nur 3 cm Platz. Ein rechter Rand von mind. 0,81 cm muss übrig bleiben.

Informationsblock mit Hilfe einer Word-Tabelle einfügen

Die Schriftgröße in der ersten Zeile setze ich auf 8 Punkte. Die Schriftgröße in der zweiten Zeile bleibt bei den 11 bzw. 12 Punkten, die oben genutzt wurden.

Informationsblock mit Hilfe einer Word-Tabelle einfügen

Den schwarzen Rahmen der Tabelle entferne ich über den Befehl Rahmen und Schattierungen. Hierzu muss zunächst die gesamte Tabelle markiert werden, dann ein Klick auf den Befehl in der Symbolleiste. In der Liste ist dann der Punkt "Kein Rahmen" anzuklicken.

Informationsblock mit Hilfe einer Word-Tabelle einfügen

Im nächsten Schritt werden die Abstände vom Text zum Tabellenrand auf 0 gesetzt. Hierzu klicke ich auf das Symbol "Tabelleneigenschaften" unten rechts in der Gruppe Zellengröße (siehe roter Pfeil auf die 1). Im Dialog "Tabelleneigenschaften" öffne ich die Optionen (siehe roter Pfeil auf die 2).

Informationsblock mit Hilfe einer Word-Tabelle einfügen

Hier stelle ich die Standardbegrenzungen auf 0 und bestätige den Dialog mit OK. Ein letztes OK in den Tabelleneigenschaften und alles ist soweit eingestellt. Der Informationsblock kann ausgefüllt werden.

Informationsblock mit Hilfe einer Word-Tabelle einfügen

Damit Endet der Informationsblock noch vor der Falzmarke.

 

Die Schriftgröße im Anschriftenfeld darf nicht zu groß sein!

Die folgende Abbildung bringt die Bemaßung in den DIN Lang. Betrachtet die Maße 15 mm von unten bis zum Anschriftenfeld und die Höhe des Anschriftenfeldes beträgt 45 mm.

Briefumschlag - DIN Lang - Mit Bemaßung

Die Falzmarke beim Typ A liegt bei 8,7 cm. Damit ist bei der Schriftart Arial mit 12 pt Schriftgröße das Maximum erreicht! Würdet Ihr 13 bzw. 14 pt als Schriftgröße wählen, kommt der Bereich der Empfängeradresse aus dem Sichtfenster des Umschlages heraus.

Regel für die Empfängeranschrift: Nutzt 11 oder 12 Punkte als Schriftgröße. Die oberste Zeile - und damit die Absenderadresse - macht Ihr zwei Punkte kleiner, als den Rest des Anschriftenfeldes. D. h. wenn Ihr 12 pt für die Empfängeradresse nutzt, wählt 10 pt für die erste Zeile (also die Absenderadresse). Die Absenderadresse ist zu Unterstreichen.

Der Aufbau des restlichen Schreibens

Der Rest des Briefes folgt ebenfalls ein paar Regeln. Sie wird nach dem Informationsblock zunächst durch zwei Leerzeilen getrennt der Betreff eingetragen.

Schreiben nach DIN 676 - Typ A

Nach dem Betreff werden wieder zwei Leerzeilen gelassen. Es folgt die Anrede. Die Absatzmarken oben in der Abbildung zeigen, wie viele Leerzeilen wann zu setzen sind.

 

Schreiben als Vorlage abspeichern

Ist das Schreiben erst einmal DIN gerecht aufgesetzt, kann es als Vorlage gespeichert werden. Hierzu wählt Ihr unter "Datei" den Punkt "Speichern unter...".

Word Dokument als Vorlage speichern

Ändert den Dateityp von "Word-Dokument (*.docx)" auf "Word-Vorlage (*.dotx)". In den früheren Word Versionen (bis 2007) sprang Word dann direkt ins Vorlagenverzeichnis. Ab Word 2010 ...

Word Dokument als Vorlage speichern

... müsst Ihr noch als Speicherort den Ordner "Templates" unter "Microsoft Word" wählen (siehe roter Pfeil in der obigen Abbildung). Bestätigt dies dann über die Schaltfläche "Speichern". Damit ist die Vorlage gespeichert.

Die Vorlage kann geschlossen werden.

 

Neues Dokument auf der Basis dieser Vorlage öffnen

Wenn Ihr ein neues Dokument auf der Basis dieser Vorlage öffnen wollt, so müsst Ihr über Datei auf "Neu" und dort auf "Meine Vorlagen" gehen.

Neues Dokument auf basis der neuen Vorlage erstellen

Wählt die Vorlage "Briefkopf" aus und klickt auf OK.

Neues Dokument auf basis der neuen Vorlage erstellen

Das neue Dokument liegt nun vor euch. Ihr könnt es beliebig ändern, ohne an der zugrundeliegenden Vorlage etwas kaputt zu ändern.  Es handelt sich bei diesem Dokument um eine exakte Kopie der Vorlage.

 

Das Erstellen neuer Dokument auf Basis der Vorlage automatisieren (Makros aufzeichnen)

Die Schritte zum Erstellen eines neuen Dokumentes auf der Basis der Vorlage lässt sich automatisieren und dann per Knopfdruck öffnen. Hierzu zeichnen wir jetzt ein Makro auf, dass genau die Schritte aufzeichnet.

Bevor wir überhaupt Makros aufzeichnen können, müsst Ihr unter Office 2010 die Entwicklertools einblenden. Der Beitrag "Entwicklertools unter Word 2010 einblenden" beschreibt genau diesen Schritt. Unter Word 2007 sind die Entwicklertools ebenfalls erst einzublenden. Dies wird in den Optionen erledigt (siehe auch "Makros mit Office Word 2007"). Bis Office Word 2003  sind die Makros über den Menüpunkt "Extras > Makros" zu erreichen.

Wir zeichnen nun ein Makro auf. Hierzu wechselt über das Menüband zu den Entwicklertools...

Office Word 2010 - Makros aufzeichnen

... und klickt auf Makros aufzeichnen.

Office Word 2010 - Makros aufzeichnen

Gebt dem Makro einen Namen (hier im Beispiel "Briefkopf") und evtl. eine Beschreibung. Dann klickt auf OK um die "Aufzeichnung" zu starten.

Word 2010 - Makro wird aufgezeichnet

Man erkennt das an der "Kassette", die an dem Mauspfeil angeheftet ist. Alle Klicks, die nun folgen, werden 1:1 aufgezeichnet. Also öffnen wir nun wieder ein neues Dokument auf Basis der Vorlage "Briefkopf.dotx". Hierzu klicke ich auf "Datei > Neu > Meine Vorlage" ...

Word 2010 - Makro wird aufgezeichnet

... und wähle aus dem Dialog "Neu" ...

Word 2010 - Makro wird aufgezeichnet

... die Vorlage "Briefkopf.dotx" aus. Dann klicke ich OK.

Word 2010 - Makro - Aufzeichnung beenden

Die Aufzeichnung ist fertig. Ihr könnt nun in den Entwicklertools die "Aufzeichnung beenden" (siehe rote Pfeile in der obigen Abbildung). Das Makro ist aufgezeichnet.

Makros könnt Ihr im Nachhinein über den Befehl Makros aus den Entwicklertools aufrufen und von dort aus ausführen.

Office Word 2010 - Makros auführen

Doch das ist nicht gerade eine Erleichterung.

 

Menüband anpassen - Makros per Befehlsschaltfläche ausführen

Viel schöner ist es, dass man Makros als Befehlsschaltfläche in das Menüband legen kann. Hierzu öffnet Ihr über "Datei > Optionen" den Dialog "Word-Optionen".

Word 2010 - Menüband anpassen - Makros über Befehlsschaltfläche ausführen

Im Bereich "Menüband anpassen" erstellen wir erst mal eine neue Gruppe. Achtet vor dem Klick auf die Schaltfläche (blauer gestrichelter Pfeil) darauf, dass Ihr die Registerkarte "Start" ausgewählt habt. Ein Klick auf "Neue Gruppe" legt in auf dem Register "Start" ...

Word 2010 - Menüband anpassen - Makros über Befehlsschaltfläche ausführen

... eine "Neue Gruppe (Benutzerdefiniert)" an. Klickt dann auf "Umbenennen".

Word 2010 - Menüband anpassen - Makros über Befehlsschaltfläche ausführen

Ich vergebe den Namen "Vorlagen".

Word 2010 - Menüband anpassen - Makros über Befehlsschaltfläche ausführen

Im Bereich "Befehle auswählen" stellt "Makros" ein (blauer gestrichelter Pfeil). Es erscheint sofort unser Makro (Normal.NewMakros.Briefkopf). Rechts in den Registerkarten wähle ich meine neue Gruppe "Vorlagen" aus und klicke auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

Word 2010 - Menüband anpassen - Makros über Befehlsschaltfläche ausführen

Dadurch wird das Makro in die Gruppe kopiert. ich klicke auf "Umbenennen" (blauer gestrichelter Pfeil) ...

Word 2010 - Menüband anpassen - Makros über Befehlsschaltfläche ausführen

... vergebe den Namen "Briefkopf" und wähle als Symbol das "Orange Rechteck".

Word 2010 - Menüband anpassen - Makros über Befehlsschaltfläche ausführen

Nun passe ich die Position der Gruppe noch an, in dem ich die Gruppe an ihrem Namen bei gedrückter linken Maustaste nach oben ziehe.

Word 2010 - Menüband anpassen - Makros über Befehlsschaltfläche ausführen

Dann schließe ich den Dialog "Word-Optionen" über die Schaltfläche OK.

Word 2010 - Menüband anpassen - Makros über Befehlsschaltfläche ausführen

Prima. Im Menüband ist nun eine Gruppe Vorlagen. In der Gruppe ist die Befehlsschaltfläche "Briefkopf". Ein Klick auf die Schaltfläche ...

Word 2010 - Menüband anpassen - Makros über Befehlsschaltfläche ausführen

... und mein Dokument auf der Basis der Vorlage Briefkopf ist vor mir. Das erleichtert die Arbeit wirklich. Das neue Anschreiben ist nur noch einen Klick entfernt. Schneller geht es kaum noch.

Wie eure Vorlage aussieht, oder welche Dinge Ihr mit Hilfe von Makros automatisiert bleibt eurer Phantasie überlassen. Der Workshop sollte zeigen, wie man Vorlagen erstellt und diese mit Hilfe von Makros in das Menüband bringt. Ich hoffe es hat ein wenig "Spaß" gemacht und wünsche euch noch viele Ideen auf der Grundlage dieses Workshops.

ENDE DES WORKSHOPS

Weitere Informationen zum Thema Vorlagen mit Microsoft Office Word

Im Bereich "Befehle auswählen" stellt "Makros" ein (blauer gestrichelter Pfeil). Es erscheint sofort unser Makro.