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- Kategorie: Serienbriefe
Beim Umgang mit Serienbriefen tauchen ab und zu Probleme auf, die sich durch kleine Tricks lösen lassen. Ein Beispiel ist das entstehen von doppelten Leerzeichen zwischen den Seriendruckfeldern, wenn ein Teil der Felder nicht ausgefüllt ist.
Ich will das einmal ein einem Beispiel verdeutlichen: Im Anschriften-Feld des Seriendruck-Hauptdokumentes ist ein "Wenn-Dann-Sonst-Feld" erstellt, dass sich um die Anrede "Herrn" bzw. "Frau" kümmert. Anschließend folgt der Vorname, dann der Nachname der Person.
Das ist soweit auch OK. Anreden, Vorname und Nachname werden eingetragen. Jedes Feld ist durch ein Leerzeichen getrennt.
Doch was passiert, wenn bei einem Datensatz kein Vorname eingegeben ist?
Die Folge ist ein doppeltes Leerzeichen zwischen der Anrede und dem Nachnamen.
Gelöst werden kann das Problem mit einem "Wenn-Dann-Sonst-Feld".
Löscht zunächst das Leerzeichen zwischen dem Vor- und Nachnamen. Die Eingabemarke ist nun genau zwischen diesen beiden Seriendruckfeldern positioniert. Fügt nun aus der Gruppe "Felder schreiben und einfügen" des Registers "Sendungen" das Regel-Feld "Wenn-Dann-Sonst" ein.
Als Bedingung setze ich:
- Feldname: Vorname
- Vergleich: ist nicht leer
- Vergleichen mit: leer lassen
Im Bereich "Dann diesen Text einfügen:" gebt ich ein "Leerzeichen" ein. Im Bereich "Sonst diesen Text einfügen:" wird nichts eingegeben!
Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus:
Wie ihr seht, ist das zweite Leerzeichen zwischen der Anrede und dem Nachname nun nicht mehr vorhanden. Sollte ein Vorname dazukommen, wird das Leerzeichen natürlich eingetragen.
Den gleichen Weg könnt Ihr auch einschlagen, wenn Ihr einen "Titel" zwischen Anrede und Vorname setzen wollt.
ENDE DES WORKSHOPS
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Ist das Hauptdokument erst mal mit der Datenquelle verbunden, gilt es die Seriendruckfelder an den richtigen Stellen zu platzieren. Hierfür gibt es den Befehl "Seriendruckfeld einfügen...".
Die Felder die hier zur Verfügung stehen, sind die Feldnamen aus der zugrunde liegenden Datenquelle, z. B. einer Word-Tabelle.
In den Serienbrief kann man ausschließlich Felder als Seriendruckfeld einfügen, die auch in der Datenquelle bereitgestellt werden. Im obigen Beispiel also "Nachname, Vorname, Straße, PLZ, Ort und Geschlecht".
Um ein Seriendruckfeld einzufügen nutzt man in der Regel den Befehl "Seriendruckfeld einfügen ..." wie oben abgebildet. Doch in diesem Beitrag soll es speziell um diese Seriendruckfelder und brauchbare Felder bzw. Feldfunktionen im Zusammenhang mit den Serienbriefen gehen.
Fangen wir an. Fügt doch als erstes mal ein Seriendruckfeld, z. B. den Vornamen, in den Adressbereich ein.
Das ist soweit noch kein Problem. Doch betätigt nun einmal die Tastenkombination
ALT + F9
Damit werden die Felder und Feldfunktionen sichtbar.
Das "MERGEFIELD Vorname" ist das Seriendruckfeld Vorname. Die geschweiften Klammern begrenzen das Feld. Wird die Tastenkombination ALT + F9 nochmals betätigt, sehen wir wieder die normalen "Seriendruckfelder".
Einfügen eines Feldes
Den Nachnamen fügen wir nun über einen anderen Weg ein. Setzt hierzu hinter das Seriendruckfeld "Vorname" ein Leerzeichen und betätigt die Tastenkombination
STRG + F9
Damit wird an der Cursorpositione ein Feld eingefügt (erkennbar an dem dunklen Hintergrund und den geschweiften Klammern).
Um das Seriendruckfeld Nachname dort auszugeben, schreibt Ihr die Funktion
MERGEFIELD Nachname
in das Feld hinein.
Bestätigt die Eingabe mit der Taste "F9" (nicht mit der ENTER-Taste!).
Ob Ihr nun über die Strg + F9 Kombination Felder einfügt oder über den Befehl "Seriendruckfeld einfügen ..." ist egal. Das Ergebnis ist das selbe. Dieses Beispiel sollte euch zunächst nur zeigen, was hinter den Seriendruckfeldern steckt.
Wenn-Dann-Sonst-Felder
Seriendruckfelder werden nur die Inhalte aus den zugrundeliegenden Datenquellen ausgeben. Um etwas mehr flexibilität in den Serienbrief zu bringen, gibt die "Bedinungsfelder" wie z. B. das "Wenn-Dann-Sonst-Feld". Bis zum Microsoft Office Word 2003 musste man hierfür die "Seriendruck"-Symbolleiste über das Menü Ansicht > Symbolleisten einbleden. Ab dem Office 2007 findet man das Wenn-Dann-Sonst-Feld im Register "Sendungen" und dort unter dem Befehl "Regeln".
Positioniert die Eingabemarke zunächst über dem Vor- und Nachnamen und wählt dann den Punkt "Wenn-Dann-Sonst..."
Es öffnet sich der Dialog "Bedingungsfeld einfügen: Wenn".
Hier kann man, abhängig von den Inhalten eines Seriendruckfeldes, Inhalte in den Brief einbringen. Im obigen Beispiel wird der Text "Frau" ausgegeben, wenn im Feld Geschlecht ein "W" steht (ACHTUNG: Groß-/Kleinschreibung ist hier wichtig. Wenn in der Datenquelle das W groß geschrieben ist, dann muss das auch hier in dem Bedingsfeld groß stehen!).
Steht im Feld Geschlecht kein W, wird der Text "Herrn" ausgegeben. Im Serienbrief sieht das zunächst so aus:
Da der aktuelle Datensatz wahrscheinlich ein "M" enthält, wir hier ein "Herrn" ausgegeben. Ein betätigen der Tastenkombination "ALT + F9" lässt die Feldfunktion erscheinen.
Es handelt sich tatsächlich um eine WENN-Funktion.Stopp. Später mehr. Ist schon zu spät heute.
ENDE DES WORKSHOPS
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