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Beispieldateien für Serienbriefe
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Die folgenden Dateien sind einfache Beispieldateien zu Testzwecken für den Word-Serienbrief. Nutzen Sie die Dateien gern für Ihre eigenen Tests.

>>> DIN Brief "Einladung zur Jahreshauptversammlung" - Hauptdokument <<<

>>> ADRESSLISTE - als Datenquelle für den Serienbrief <<<

Als Datenquelle können Sie auch selbst ein Word-Dokument erstellen, das eine Tabelle mit 6 Spalten und X Zeilen beinhaltet.

Arbeiten mit Etiketten
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Der Druck von Etiketten ist - neben den normalen Serienbriefen - eine schnell zu erlernende Technik. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie den Etikettendruck starten, welche Einstellungen möglich sind und wie die letzte Seite gezielt bedruckt werden kann.

Weiterlesen: Arbeiten mit Etiketten

Word Serienbriefe automatisieren
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Das Automatisieren von Word Serienbriefen ist ab und zu mit etwas Aufwand verbunden. Dieser Artikel beschreibt ein paar Infos zu Automatisation.

Meldung beim öffnen von Serienbriefen

Beim öffnen von Serienbriefen erscheint die Meldung "Das Öffnen dieses Dokuments wird den folgenden SQL-Befehl ausführen" ... "Daten aus Ihrer Datebank werden in das Dokument eingefügt. Möchten Sie fortfahren?":

Das Öffnen dieses Dokuments wird den folgenden SQL-Befehl ausführen

Beim öffnen von Serienbrief-Hauptdokumenten ist keine Datenquelle angegeben, wenn man das Hauptdokument über VBA öffnet.

Microsoft hat mit dem SP3 für Office XP, sowie unter 2003 und 2007 beim öffnen von Serienbriefen einen Schutz eingebaut, der wieder mal dem Schutz vor Makroviren dient. Dies lässt sich nur umgehen, in dem man diesen Schutzmechanismus in der Registrierung abschaltet

Word 2013

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Word\Options

"SQLSecurityCheck"=dword:00000000

  1. Starten Sie den Registrierungseditor.
  2. Klicken Sie auf den folgenden Registrierungsschlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Word\Options
  3. Zeigen Sie im Menü Bearbeiten auf Neu, und klicken Sie anschließend auf DWORD-Wert.
  4. Unter Name geben Sie Folgendes ein: SQLSecurityCheck
  5. Doppelklicken Sie auf SQLSecurityCheck.
  6. In das Feld Wert geben Sie Folgendes ein: 00000000
  7. Klicken Sie auf OK.

Word 2010

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Word\Options

"SQLSecurityCheck"=dword:00000000

  1. Starten Sie den Registrierungseditor.
  2. Klicken Sie auf den folgenden Registrierungsschlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Word\Options
  3. Zeigen Sie im Menü Bearbeiten auf Neu, und klicken Sie anschließend auf DWORD-Wert.
  4. Unter Name geben Sie Folgendes ein: SQLSecurityCheck
  5. Doppelklicken Sie auf SQLSecurityCheck.
  6. In das Feld Wert geben Sie Folgendes ein: 00000000
  7. Klicken Sie auf OK.

Word 2007

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Word\Options "SQLSecurityCheck"=dword:00000000

  1. Starten Sie den Registrierungseditor.
  2. Klicken Sie auf den folgenden Registrierungsschlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Word\Options
  3. Zeigen Sie im Menü Bearbeiten auf Neu, und klicken Sie anschließend auf DWORD-Wert.
  4. Unter Name geben Sie Folgendes ein: SQLSecurityCheck
  5. Doppelklicken Sie auf SQLSecurityCheck.
  6. In das Feld Wert geben Sie Folgendes ein: 00000000
  7. Klicken Sie auf OK.

Word Serienbriefe SQLSecurityCheck deaktivieren

Word 2003

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Word\Options "SQLSecurityCheck"=dword:00000000

  1. Starten Sie den Registrierungseditor.
  2. Klicken Sie auf folgenden Registrierungsschlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Word\Options
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten, zeigen Sie auf Neu, und klicken Sie anschließend auf DWORD-Wert.
  4. Unter Name geben Sie Folgendes ein: SQLSecurityCheck
  5. Doppelklicken Sie auf SQLSecurityCheck.
  6. In das Feld Wert geben Sie Folgendes ein: 00000000
  7. Klicken Sie auf OK.

Anschließend wird der Serienbrief sofort geöffnet und mit der Datenquelle verbunden. In VBA steht dann auch die Datenquelle zur Verfügung.

Link zum KB Artikel

  1. Microsoft hat das Problem in dem KnowledgeBase Artikel 825765 unter http://support.microsoft.com/kb/825765/de zusammengefasst.
Word konnte die Datenquelle nicht finden
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Ein Problem, das ebenfalls sehr häufig bei der Anbindung von externen Datenquellen auftritt ist, dass Word die Datenquelle nicht finden kann. Die Meldung 'Word konnte die Datenquelle, xyz nicht finden.' erscheint beim öffnen des Seriendruck-Hauptdokumentes. Dies kann unterschiedliche Ursachen haben.

Word kontte die Datenquelle nicht finden

Worauf man irgendwann kommt

Word 2000

Für Word 2000 gibt es von Microsoft eine Erweiterung, die zusätzliche Informationen zu dieser Meldung anzeigt. Dies ist gerade zu Analyse sehr hilfreich. Die Erweiterung heißt Microsoft Office 2000 Customizable Alerts und wird auch im KB Artikel http://support.microsoft.com/kb/224056/de verlinkt.

Word 2003

Beim Öffnen von externen Datenquellen muß Word ggf. eine Konvertierung durchführen, den Koverter wählt Word standardmäßig selbst aus. Aktivieren Sie die Option 'Konvertieren beim Öffnen bestätigen' unter Extras - Optionen - Allgemein).

Aus der Word Hilfe: Konvertierung beim Öffnen bestätigen weist Word an, Sie zum manuellen Auswählen des Dateikonverters aufzufordern, mit dem Word die mit anderen Programmen erstellten Dateien öffnet. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Word automatisch einen Dateikonverter auswählen soll.

Standardmäßig wird der Serienbrief per OLE-DB verbunden. Verbinden Sie den Serienbrief per ODBC oder DDE dann Fragt Word nicht mehr nach.

Beispiel bei einer bereits verbundenen Datei ("Konvertieren beim Öffnen bestätigen" ist aktiviert).

Die Meldung ist zunächst die gleiche wie oben ...

Datenquelle nicht gefunden

Klicken Sie auf 'Datenquelle suchen...'.

Durchsuchen

Wählen Sie die Datenquelle (im Beispiel eine Access Datenbank) und klicken Sie auf Öffnen.

Wählen Sie als Anbindungsart ODBC

Wählen Sie die Möglichkeit Access über ODBC anzubinden. Klicken Sie dann auf OK.

Liste aller Tabellen aus Access

Nun werden alle Tabellen, die sich in der Access Datenbank befinden angezeigt. Sollten Sie als Datenquelle eine Abfrage wählen wolle, so klicken Sie auf "Optionen".

Aktivienren Sie die Views

Aktivieren Sie die Ansichten (auch Views oder Abfragen genannt) und klicken Sie auf OK.

Nun werden auch die Abfragen angezeigt

Nun werden auch die Abfragen angezeigt und Sie können die entsprechende Datenquelle wählen. Klicken Sie dann auf OK.

Beispielansicht

Das Serienbrief-Hauptdokument ist nun korrekt angebunden. Alle Schutzmechanismen sind nun wieder raus. Speichern Sie das Dokument nun noch einmal ab. Schließen Sie es und öffnen Sie es wieder. Der Serienbrief sollte sofort ohne Meldungen starten.

Links zum KB Artikel

 

Problem mit der Anbindung der Datenquelle über UNC Pfade

Die Anbindung der Datenquelle in den Netzwerkumgebungen ist über den "UNC Pfad" statt über den Laufwerksbuchstaben gesetzt.

Der UNC-Pfad zu Datenquelle ist z. B.


\\servername.domain.lokal\freigabename\ordnername\dateiname.xls

Windows UNC Pfade für die Datenquelle

Dann kann es sein, dass ggf. der UNC-Pfad


\\servername\freigabename\ordnername\dateiname.xls

klappt.

 

Zuweisung der Laufwerksbuchstaben (Computername statt DNS Name)

Häufig war auch das "mapping" (also das Zuweisen) der Laufwerke zu den Netzwerk-Adressen die Ursache. Die folgende Abbildung zeigt die Zuweisung der Laufwerksbuchstaben in drei unterschiedlichen Formen:

Windows Laufwerke zuweisen

Das erste "mapping" des Laufwerkes "Q:" läuft über den Servernamen selbst. Das ist die Standardform der sogenannten UNC-Pfade.


net use q: \\dc01\daten

Hierbei ist "dc01" der Name des Servers und "daten" der Freigabename des Verzeichnisses auf dem Server.

Ich mappe Laufwerke in der Regel mit Ihrem DNS-Namen, also in der Form:


net use r: \\dc01.gallien.local\daten

Letztlich geht es aber auch über die IP-Adresse des Servers:


net use s: \\192.168.100.150\daten

Bei älteren Serienbriefen ist es leider so, dass Word Datenquellen mit DNS-Namen im Pfad nicht erkennt und ständig nach der Datenquelle fragt.

Nutzen Sie also bei Anwendung von Word-Serienbriefen die Zuweisung der Laufwerksbuchstaben in der Form


net use q: \\dc01\daten

Alternativ kann die Datenquelle auch direkt über den UNC-Pfad gewähtl werden (siehe oben "Probleme mit der Anbindung von Datenquellen über UNC-Pfade").

 

 

 

ENDE DES WORKSHOPS

Doppelte Leerzeichen durch fehlende Einträge in der Anschrift
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Beim Umgang mit Serienbriefen tauchen ab und zu Probleme auf, die sich durch kleine Tricks lösen lassen. Ein Beispiel ist das entstehen von doppelten Leerzeichen zwischen den Seriendruckfeldern, wenn ein Teil der Felder nicht ausgefüllt ist.

Ich will das einmal ein einem Beispiel verdeutlichen: Im Anschriften-Feld des Seriendruck-Hauptdokumentes ist ein "Wenn-Dann-Sonst-Feld" erstellt, dass sich um die Anrede "Herrn" bzw. "Frau" kümmert. Anschließend folgt der Vorname, dann der Nachname der Person.

Serienbrief mit doppelten Leerzeichen verursacht durch fehlende Einträge

Das ist soweit auch OK. Anreden, Vorname und Nachname werden eingetragen. Jedes Feld ist durch ein Leerzeichen getrennt.

Serienbrief mit doppelten Leerzeichen verursacht durch fehlende Einträge

Doch was passiert, wenn bei einem Datensatz kein Vorname eingegeben ist?

Serienbrief mit doppelten Leerzeichen verursacht durch fehlende Einträge

Die Folge ist ein doppeltes Leerzeichen zwischen der Anrede und dem Nachnamen.

Gelöst werden kann das Problem mit einem "Wenn-Dann-Sonst-Feld".

Löscht zunächst das Leerzeichen zwischen dem Vor- und Nachnamen. Die Eingabemarke ist nun genau zwischen diesen beiden Seriendruckfeldern positioniert. Fügt nun aus der Gruppe "Felder schreiben und einfügen" des Registers "Sendungen" das Regel-Feld "Wenn-Dann-Sonst" ein.

Wenn-Dann-Sonst-Feld im Word Seriendruck

Als Bedingung setze ich:

  • Feldname: Vorname
  • Vergleich: ist nicht leer
  • Vergleichen mit: leer lassen

Im Bereich "Dann diesen Text einfügen:" gebt ich ein "Leerzeichen" ein. Im Bereich "Sonst diesen Text einfügen:" wird nichts eingegeben!

Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus:

Ergebnis des Wenn-Dann-Sonstfeldes im Seriendruck

Wie ihr seht, ist das zweite Leerzeichen zwischen der Anrede und dem Nachname nun nicht mehr vorhanden. Sollte ein Vorname dazukommen, wird das Leerzeichen natürlich eingetragen.

Den gleichen Weg könnt Ihr auch einschlagen, wenn Ihr einen "Titel" zwischen Anrede und Vorname setzen wollt.

ENDE DES WORKSHOPS