Der Druck von Etiketten ist - neben den normalen Serienbriefen - eine schnell zu erlernende Technik. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie den Etikettendruck starten, welche Einstellungen möglich sind und wie die letzte Seite gezielt bedruckt werden kann.
Legen wir also los. Ausgangssituation ist eine Word-Tabelle mit einigen Adressen. Im Beitrag "Beispieldateien für den Serienbrief" finden Sie eine mögliche Tabelle, die sogenannte Datenquelle.
Als Etiketten nutze ich selbst in der Regel die LR3475 von Avery Zweckform. Achten Sie vor dem Kauf der Etiketten, ob diese auch vom Word-Seriendruck unterstützt werden! Anderenfalls müssen Sie später zunächst ein Etikett einrichten. Das kann etwas dauern, führt zukünftig dann aber auch zum Ziel. In diesem Beitrag nutze ich einen bereits in Word aufgelisteten Typ.
Starten Sie den Etikettendruck über das Register "Sendungen". Dort befindet sich der Befehl "Seriendruck starten".
Ich wähle aus der Liste dann den Punkte "Etiketten...". Sofort öffnet sich der Dialog "Etiketten einrichten".
Wählt zunächst den "Etikettenhersteller". Voreingestellt ist Microsoft. Ich selbst nutze die Zweckform-Etiketten. ACHTUNG: Die heißen richtig "Avery Zweckform"! Ich suche mir die Nummer, die auf meinem Karton steht (dort steht "LR3475") und klicke OK.
Word richtet die DIN A4 Seite dann mit Hilfe einer Tabelle ein. Die "Gitternetzlinien" (oder heute heißen die Rasterlinien) werden bei mir sofort sichtbar. Falls die bei Ihnen nicht gleich da sind, wechseln Sie doch kurz in Register "Layout" der Tabellentools ...
... und blenden Sie dort über die Schaltfläche "Rasterlinien anzeigen" diese Hilfslinien ein. Die Rasterlinien werden nur am Bildschirm gezeigt und später nicht gedruckt. Einmal eingeblendet werden sie zukünftig auch immer sichtbar sein.
Empfänger auswählen
Die nächsten Schritte sind dann wie im normalen Serienbrief. Damit klicke ich im Register "Sendungen" auf den Befehl "Empfänger auswählen", dann auf "Vorhandene Liste verwenden..." (wie zuvor beschrieben habe ich eine Word-Tabelle mit den Adressen bereits bei mir auf dem Rechner ... siehe Beitrag "Beispieldateien für den Serienbrief").
Die Datei mit den Adressen wird nun gesucht (bei mir heißt die "adressliste.doc").
Ein Klick auf "Öffnen" ...
... und die Empfänger sind mit dem Hauptdokument verbunden. Word schreibt nun in jedes Etikett den Befehl "<Nächster Datensatz>". Das deutet darauf hin, dass später in jedem Etikett eine andere Adresse stehen wird. Das ist so auch OK!
Etiketten beschriften
Im nächsten Schritt wird die oberste linke Etikette (und nur die) beschriftet.
Wenn das Etikett fertig beschriftet ist, wird der Inhalt der ersten Etikette über die Schaltfläche "Etiketten aktualisieren" ...
... auf die restlichen Etiketten übertragen. Dann kann man sich gleich mal die Vorschau ansehen.
Ein Klick und damit kann man sich einen ersten Eindruck verschaffen.
Ich nutze dann die Möglichkeit auch meinen Absender auf die Etikette zu schreiben ...
... und aktualisiere die Etiketten dann nochmals. Was noch folgt, ist dann das "Fertigstellen und Zusammenführen".
ENDE DES WORKSHOPS
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Office im Büroalltag