Nutzen von Formatvorlagen

Wer große Berichte oder Protokolle schreiben muss und dabei nicht städnig die Formate der Überschriften oder Bildunterschriften neu setzen will, der sollte den Umgang mit den Formatvorlagen erlernen. Dieser Beitrag zeigt anhand einiger Beispiele, wie Sie eine Formatvorlage zuweisen und wie Sie Formatvorlagen ändern.

Betrachten Sie das folgende Dokument:

In der Abbildung finden Sie einen Titel, unterschiedliche Ebenen im automatisch generierten Inhaltsverzeichnis ("Verzeichnis 1" und "Verzeichnis 2") ...

... sowie Standard-Text und Überschriften.

Wie werden Formatvorlagen zugewiesen?

Erstellen Sie zunächst ein Beispieldokument nach dem Beitag "Schnell einen Fülltext erstellen". Blenden Sie im nächsten Schritt den Formatvorlagen-Katalog ein. Klicken Sie hierzu auf den kleinen Pfeil unten rechts in der Gruppe "Formatvorlagen" des Registers "Start", wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Schreiben Sie das Wort "Einleitung" und weisen Sie dem Wort über einen Klick die Formatvorlage "Überschrift 1" zu.

Damit wird das Wort "Einleitung" entsprechen den Formatierungsregeln der Formatvorlage formatiert (Word formatiert die "Überschrift 1" nach der Standardinstallation in der Schriftgröße "14", Schriftfarbe "Blau", Schriftschnitt "Fett" und in der Schriftart "Cambria". Weiterhin wird über einer "Überschrift 1" ein Abstand von 24 Punkten zum vorherigen Absatz eingeräumt.).

Das Gleiche können Sie mit allen Überschriften des Dokumentes ausführen. Hierzu habe ich auf der zweiten Seite das Wort "Hauptteil" und auf der dritten Seite ein Wort "Schluss" eingefügt und diese der Formatvorlage "Überschrift 1" zugewiesen.

Alle Überschriften der Formatvorlage "Überschrift 1" gehören zu ersten "Gliederungsebene" und werden gleich formatiert.

Navigationsbereich einbleden

Bevor ich zum Anpassen der Formatvorlagen komme, noch ein Hinweis: Durch das Zuweisen von Überschrifts-Formatvorlagen, wird das Word-Dokument gegliedert. D. h. Sie haben ab sofort mehrere Kapitel (Standardtext, der durch die Überschriften gegliedert wird).

Nach der Installation von Word, wird beim ersten Zuweisen einer Überschrifts-Formatvorlage auf der linken Seite der Navigationsbereich eingeblendet, der ausschließlich die Überschriften anzeigt.

Sollte der Navigationsbereich nicht sichtbar sein, so blenden Sie ihn über das Register "Ansicht", Gruppe "Anzeigen" und dort über die Option "Navigationsbereich" ein.

Er zeigt nur die Überschriften. Klicken Sie im Navigationsbereich auf "Hauptteil", springt Word direkt zur Überschrift "Hauptteil" im Dokument. Ein Klick auf "Einleitung" springt sofort zum Kaptiel "Einleitung". D. h. Sie können sich mit Hilfe des Navigationsbereiches sehr schnell im Dokument bewegen.

Letztlich kann man mit Hilfe des Navigationsbereiches Kapitel umstellen. Sie können z. B. den Hauptteil im Navigationsbereich hinter den Schluss ziehen (per Drag & Drop) oder die Einleitung hinten anstellen. Oder auch alles wieder so zurücksetzen, wie es zuvor war. Probieren Sie dies einmal. Im Beispieldokument kann man nichts kaputt machen.

Wie werden Formatvorlagen geändert?

Sie können über den Formatvorlagen-Katalog die Formatvorlage für die "Überschrift 1" anpassen.

Klicken Sie hierzu in der Liste der Formatvorlagen neben der "Überschrift 1" auf den "Pfeil nach unten" und wählen Sie aus diesem Menü den Menüpunkt "Ändern".

Im Dialogfenster "Formatvorlage ändern" ändere ich die Schriftfarbe von "Blau" auf "Rot".

Beachten Sie, dass diese Änderung nur im aktuellen Dokument vorgenommen wird (Option "Nur in diesem Dokument"). Damit wird die Einstellung ausschließlich in diesem Dokument gespeichert.

Alternativ können Sie bestimmen, dass die Änderung für alle zukünftigen Dokumente gilt. Wählen Sie dann die Option "Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente". Die Einstellung würde damit in der Standard-Dokumentvorlage "normal.dotm" gespeichert. Dieses Vorgehen würde ich ihnen allerdings nicht empfehlen! Belassen Sie die Option bei "Nur in diesem Dokument".

Bestätigen Sie die Einstellung über die Schaltfläche "OK". Damit sind nun alle "Überschriften 1" in roter Schriftfarbe dargestellt.

Soviel zum ersten Schritt mit den Formatvorlagen. Fügen Sie ggf. weitere Kapitel ein. So z. B. ein Kapitel "Vorwort" oder "Dank" und weisen Sie diesen Worten die Formatvorlage "Überschrift 2" zu. Experimentieren Sie dann mit der Formatvorlage "Überschrift 2" oder auch einmal mit der Formatvorlage "Standard".

ENDE DES WORKSHOPS